Finances, fiscalité et ressources humaines

Dossier : Préoccupations actuelles des dentistes en devenir

Il est désormais acquis que les enjeux modernes de l’entrée professionnelle dans le secteur dentaire privé dépassent très largement l’aptitude médicale, prérequis fondamental, pour s’étendre à des considérations pratiques qui ont pu faire défaut au cours de la formation académique. Gestion d’entreprise, marketing, communication, logistique sont autant d’éléments qui ne peuvent plus être ignorés ou improvisés comme accessoires à la réussite d’un cabinet. Cette prise de conscience transparaît ainsi notamment dans les préoccupations des chirurgiens-dentistes en devenir, dont les thèses de fin de cursus depuis une quinzaine d’années s’éloignent de plus en plus souvent des thèmes purement médicaux pour se déplacer vers ces questions pratiques et concrètes quant à ce qui les attend à la sortie de leur formation. C’est un survol de ce phénomène et de certaines de ces thèses, illustrant les enjeux et préoccupations actuels des futurs praticiens, que ce dossier propose de présenter, en les regroupant en trois grands thèmes : l’ergonomie et l’optimisation du cabinet, sa gestion et son management, et enfin les principes modernes de communication et de rapport au patient.

I. ERGONOMIE ET ORGANISATION DU CABINET DENTAIRE

1. Optimisation des locaux 
2. Optimisation des dispositifs instrumentaux 
3. La réduction du nombre de séances de traitement par le rallongement des durées 
4. Les gestions des rendez-vous non programmés 

II. MANAGEMENT ET GESTION DU CABINET DENTAIRE

1. Finances, fiscalité et ressources humaines 
2. Le management de groupe et la démarche qualité 
3. Environnement et développement durable 

III. LA RELATION PATIENT 

1. L’abord du patient : psychologie et communication
2. L’optimisation des premiers rendez-vous

Deuxième partie : Management et gestion du cabinet dentaire

  1. Finances, fiscalité et ressources humaines

Exercer en tant que chirurgien-dentiste libéral, c’est être à la fois un soignant, un directeur des ressources humaines et un psychologue, sans oublier un gestionnaire administratif, financier et fiscal. En voulant travailler en libéral, le chirurgien-dentiste devient donc un chef d’entreprise malgré lui. Pour cela, il doit savoir diriger une équipe, anticiper les difficultés comptables et fiscales, évoluer et renouveler ses connaissances dans tous ces domaines.

Cet aspect de la profession est peu abordé lors du cursus universitaire. C’est pourquoi, il est intéressant d’approfondir ces notions pour permettre aux jeunes praticiens de réussir leurs premiers pas dans l’activité libérale.

Les différents types d’exercices et notions fiscales :

Création du cabinet :

Ce type d’investissement n’est pas sans risque et demande une étude de marché avant toute création. Il est important de réaliser une étude démographique civile (population locale, proportion d’actifs et d’inactifs, pourcentage de cadres, ouvriers, retraités…) et professionnelle (densité de praticiens, âge moyen des dentistes…) de la localité avant toute création.

Par le passé, il était fréquent de voir des confrères s’installer seul dans leur cabinet. De nos jours, avec l’augmentation des normes (sécurité, hygiène, accessibilité) et des charges, les praticiens se tournent de plus en plus vers l’installation en groupe, permettant ainsi de partager et réduire les frais.

La création passe soit par l’achat ou la location d’un local, qui après aménagement, permettra l’exercice de la profession, soit par l’achat d’un terrain sur lequel sera construit le cabinet dentaire. Un cahier des charges précis doit être établi permettant d’optimiser l’emplacement du cabinet, son organisation technique et son ergonomie.

La reprise d’un cabinet :

À l’inverse de la création de toutes pièces d’un cabinet dentaire qui peut être risquée, la reprise d’un cabinet existant avec sa patientèle, son installation et son personnel permet d’avoir une activité dès le premier mois.

Comme pour une création toutefois, il conviendra de prendre en compte les mêmes aspects et d’étudier en amont l’emplacement du cabinet, sa patientèle et les possibilités de développement de celle-ci, les statuts de son personnel, ses modalités d’exercice (propriété ou location), son respect des normes (sécurité, hygiène, accessibilité) et obligations fiscales (partage des taxes professionnelles, déclarations de cessation d’activité…), sa situation financière (chiffre d’affaire et bénéfices) et sa valeur réelle (recettes et estimation corporelle et incorporelle)…

La collaboration :

Elle a pour but de permettre aux chirurgiens-dentistes titulaires de se faire assister. Elle peut exister dans deux types d’exercices :

  • dans l’exercice à titre individuel, c’est-à-dire un praticien titulaire de cabinet, associé d’une société civile de moyen (SCM), d’une société en participation, d’un contrat d’exercice professionnel à frais communs ou autres associations,
  • dans les sociétés d’exercice inscrites au tableau, c’est-à-dire les sociétés civiles professionnelles (SCP) et les sociétés d’exercice libéral (SEL). Seules celles-ci peuvent embaucher un collaborateur et non les associés à titre personnel.

Dans les deux types d’exercices, peuvent être embauchés :

  • soit un étudiant ayant réussi l’examen de 5ème année, qui ne peut être que collaborateur salarié
  • soit un chirurgien-dentiste collaborateur salarié ou libéral.

Dans la collaboration salariée, le collaborateur exerce dans le cabinet du titulaire, celui-ci lui mettant à disposition ses locaux, son matériel et sa patientèle. Le collaborateur salarié est employé par le praticien, il y a donc un lien de subordination. Il peut être embauché à durée déterminée ou indéterminée et à temps plein ou à temps partiel. Le collaborateur effectue les actes mais les honoraires sont encaissés au nom du titulaire. Celui-ci verse un salaire au collaborateur, qui correspond à un pourcentage des honoraires, déterminé en fonction du contrat passé. Le praticien titulaire doit payer les charges patronales, les taxes relatives aux locaux et au fonctionnement du cabinet, ainsi que les charges salariales qui sont déduites du salaire brut versé au collaborateur salarié. Le titulaire doit déclarer à l’URSSAF l’embauche du salarié et remplir la déclaration automatisée des données sociales unifiée (DADS). Quant au collaborateur, il déclare ses salaires pour le calcul de l’impôt sur le revenu.

La collaboration libérale a pour objectif principal de permettre aux jeunes diplômés d’accéder à l’exercice libéral et de bénéficier de l’expérience du titulaire déjà installé. Le collaborateur exerce sa profession en son nom et sous sa propre responsabilité. Il n’existe pas de lien de subordination entre le praticien et son collaborateur. Le collaborateur libéral peut apposer sa plaque dans les mêmes conditions que le titulaire. Il sera amené à soigner des patients présentés par le titulaire et il pourra se constituer et développer sa propre patientèle. Le contrat de collaboration doit être établi par écrit et préciser :

  • sa durée, indéterminée ou déterminée,
  • les modalités de rémunération,
  • les conditions d’exercice de l’activité notamment celles dans lesquelles le collaborateur libéral peut satisfaire les besoins de sa propre patientèle
  • les modalités de sa rupture ainsi que le délai de préavis.

À l’inverse de la collaboration salariale, le collaborateur libéral encaisse les honoraires perçus et restitue un certain pourcentage au titulaire. Ces sommes ne correspondent pas à une rétrocession d’honoraires mais à des loyers payés en échange de la mise à disposition des locaux et du matériel. Elles sont donc, pour le collaborateur, déductibles en tant que dépenses professionnelles. Sur le plan fiscal, le collaborateur relève des bénéfices non commerciaux (BNC), il doit donc remplir la déclaration 2035 sauf s’il appartient au régime micro-BNC, et s’acquitter de ses cotisations URSSAF, retraite et de l’impôt sur le revenu. Pour le praticien titulaire, les revenus perçus ont un caractère commercial relevant du régime des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) et sont donc soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sauf si les revenus perçus ne dépassent pas 32 600 euros hors taxes.

L’association :

Il existe trois différents types de structures :

Société civile de moyens (SCM)

Constitution et fiscalité :

Chaque praticien est libre et indépendant dans l’exercice de sa profession. Il n’y a ni masse commune d’honoraires, ni partage de patientèle. La SCM doit être immatriculée au RCS. Elle a le statut de personne morale et peut donc contracter des embauches et réaliser des investissements immobiliers.

Cession et dissolution :

Les parts sociales d’une SCM, constituant un bien affecté à l’exercice professionnel, doivent être immobilisées et leur cession sera soumise au régime des plus ou moins-values professionnelles. De plus, le vendeur devra régler des droits de cession à hauteur de 3 % du montant de la vente. La cession peut se faire librement entre associés, mais en cas de cession à un tiers, celle-ci ne peut être conclue qu’après l’accord de tous les associés.

En règle générale, la SCM prend fin à l’expiration du temps pour lequel elle a été constituée. Cependant, la société peut être dissoute par anticipation en cas de :

  • décision collective des associés,
  • décision judiciaire,
  • décès simultané de tous les associés,
  • réunion de toutes les parts entre les mains d’un seul associé,
  • demande de retrait de tous les associés,
  • retrait volontaire d’un des deux associés.

La dissolution de la SCM entraîne sa liquidation et doit être enregistrée au tribunal de commerce. Le liquidateur doit établir une déclaration fiscale de cession d’activité, le résultat de la période et la répartition de l’actif net entre les associés.

Société civile professionnelle (SCP)

Constitution et fiscalité :

Les SCP doivent être inscrites au RCS pour être immatriculées et jouir de la personnalité morale. La SCP a pour but l’exercice en commun de la profession par ses membres. La société peut regrouper à la fois des omnipraticiens et des spécialistes en ODF. En tant que société d’exercice, elle doit être inscrite au tableau de l’Ordre. Elle exerce elle-même l’activité. Il y a une mise en commun des recettes, les honoraires sont encaissés par la SCP et c’est elle qui s’acquitte des charges. Chaque praticien ne peut être membre que d’une seule SCP et ne peut exercer en dehors de la SCP qu’à titre gratuit.

Cession et dissolution :

Les cessions de parts ne peuvent se faire qu’entre chirurgiens-dentistes. Les cessions entre associés peuvent se faire librement, mais doivent être constatées par écrit. Les cessions à des tiers sont soumises à l’accord des autres associés à la majorité des trois quarts du capital. Un associé ne peut donc pas vendre ses parts à un tiers sans l’accord de la SCP. En cas de refus de celle-ci, elle a 6 mois pour trouver un autre repreneur ou alors elle devra les acquérir. En cas de décès, les héritiers n’ont pas d’emblée le droit de devenir associés. Si l’un des héritiers exerce la profession de chirurgien-dentiste et qu’il est accepté par les autres associés, alors il peut succéder au défunt. Dans le cas contraire, les héritiers peuvent vendre leurs parts.

La dissolution d’une SCP peut intervenir pour différentes raisons :

  • expiration du temps pour lequel elle a été constituée,
  • décision collective des associés,
  • décision judiciaire,
  • décès simultané de tous les associés,
  • réunion de toutes les parts entre les mains d’un seul associé,
  • demande de retrait de tous les associés,
  • retrait volontaire d’un des deux associés.

La dissolution de la SCP entraîne sa liquidation et doit être enregistrée au tribunal de commerce. L’actif social sera partagé entre les associés après paiement des dettes en fonction du capital.

Société d’exercice libéral (SEL)

Constitution et fiscalité :

Les SEL sont des sociétés de capitaux. Elles peuvent prendre les formes suivantes :

  • SELARL (société d’exercice libéral à responsabilité limitée), au moins deux associés,
  • SELAFA (société d’exercice libéral à forme anonyme), au moins trois associés,
  • SELAS (société d’exercice libéral par action simplifiée), au moins une personne,
  • SELCA (société d’exercice libéral en commandite par actions), au moins quatre associés.

Cession et dissolution :

La cession de parts sociales dans une SEL est très réglementée. Elle nécessite l’approbation des autres associés. Dans le cas des SELAFA, SELAS et SELCA, il faut obtenir l’aval des deux tiers des associés exerçant au sein de la société, alors que dans le cadre d’une SELARL, il est nécessaire d’avoir l’accord des trois quarts des associés exerçant dans la société. Le droit des sociétés s’applique aux modalités de dissolution.

Qu’il s’agisse de fonder un partenariat ou de rejoindre une association existante, il conviendra de peser soigneusement l’ensemble des facteurs humains, économiques, pratiques participant au succès ou à l’échec de la collaboration envisagée.

Management des ressources humaines

L’assistante dentaire, le personnel d’entretien, le prothésiste, le chirurgien-dentiste remplaçant sont autant de collaborateurs permanents ou temporaires, salariés ou associés, qui participent de la vie et de la gestion du cabinet, avec autant de contrats, relations et obligations.

L’embauche :

La déclaration de première embauche est obligatoire lorsque le cabinet dentaire embauche pour la première fois un salarié ou lorsque cela fait plus de 6 mois qu’il n’a pas embauché de salarié ou s’il y a un changement de l’exploitant. La déclaration est envoyée à l’inspection du travail dont dépend le cabinet, avant l’embauche, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Lors de l’embauche d’un salarié de nombreuses déclarations doivent être adressées à l’URSSAF, aux associations pour l’emploi dans l’industrie et le commerce (ASSEDIC), à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), à l’inspection du travail et au centre de médecine du travail. Notamment, tout employeur doit obligatoirement envoyer à l’URSSAF une déclaration préalable à l’embauche (DPAE), au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard le premier jour du contrat de travail. La déclaration peut se faire par Internet ou par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche. La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) a remplacé la déclaration unique d’embauche (DUE) depuis août 2011.

Le titre emploi-service entreprise (TESE) est accessible à toutes entreprises en France métropolitaine de moins de neuf salariés quelle que soit leur activité (sauf agricole). Il est tout de même accessible aux entreprises de plus de neuf salariés dont l’activité n’excède pas la limite de 100 jours, consécutifs ou non, ou de 700 heures de travail par année civile. Le TESE permet aux employeurs de s’acquitter des principales obligations administratives liées au recrutement et à l’emploi d’un salarié, par la production :

  • d’un seul document pour accomplir les formalités liées à l’embauche,
  • d’une seule déclaration pour les organismes de protection sociale : URSSAF, assurance chômage, caisse de retraite complémentaire, organisme de prévoyance,
  • d’un seul règlement auprès de l’URSSAF pour les cotisations et contributions sociales.

Il est important de connaître le coût d’un salarié avant de se lancer dans le recrutement de personnel. Il faut prendre en compte la rémunération brute (le salaire de base + les primes) ainsi que les charges patronales, salariales et les taxes sur les salaires. Les charges patronales versées par l’employeur représentent en moyenne 42 % du salaire brut. Les charges salariales retenues au salarié par l’employeur correspondent en moyenne à 22 % du salaire brut. La taxe sur les salaires est payée par les employeurs établis en France, lorsqu’ils ne sont pas soumis à la TVA sur la totalité de leur chiffre d’affaires.

Enfin, tout employeur, dont le personnel relève du régime général de la sécurité sociale, et qui n’utilise pas les titres emploi service entreprise, est tenu d’établir au plus tard le 31 janvier de chaque année, une déclaration annuelle de données sociales (DADS), qui récapitule les effectifs employés et les rémunérations brutes versées aux salariés, sur lesquelles sont calculées les cotisations sociales.

Le contrat de travail :

Il existe différents types de contrats de travail, modulant à la fois la durée de l’engagement (CDI, CDD, CDD senior, contrat de professionnalisation) et celle du temps de travail (temps plein, fixé à 35 heures hebdomadaires, avec possibilité de rallongement de la durée sous forme d’heures supplémentaires ne pouvant être refusées par le salarié sous réserve de respect des limitations légales, ou temps partiel pour toute durée inférieure).

La période d’essai n’est pas obligatoire. Pour avoir lieu, elle doit être écrite dans le contrat de travail, tout comme son renouvellement. Elle a une durée maximale fixée par le Code du travail, les conventions collectives ou le contrat de travail et peut être rompue librement sous réserve du respect d’un délai de prévenance. En cas d’arrêt maladie du salarié au cours de la période d’essai, celle-ci sera prolongée de la durée de cet arrêt.

La période d’essai pour un contrat de travail à durée déterminée est limitée à un jour par semaine (sans que la durée puisse dépasser deux semaines) pour les contrats inférieurs ou égaux à six mois, un mois maximum pour les contrats supérieurs à six mois, en l’absence de dispositions conventionnelles prévoyant des durées moindres. Elle ne peut être renouvelée. La période d’essai pour un contrat de travail à durée indéterminée est limitée à deux mois pour les ouvriers et les employés, trois mois pour les agents de maîtrise et les techniciens, quatre mois pour les cadres. Elle peut être renouvelée une fois si cela a été stipulé dans le contrat de travail.

Le contrat de travail fixe les droits et obligations de chaque partie, et notamment la rémunération du salarié.

La rémunération :

Le salaire est la contrepartie d’un travail fourni par le salarié. Il ne faut pas confondre le salaire brut (le salaire de base, les avantages en nature, les primes et gratifications ainsi que les majorations pour les heures complémentaires et supplémentaires) et le salaire net (brut moins cotisations de sécurité sociale, assurance chômage, cotisation de retraite complémentaire, cotisation prévoyance, contribution sociale généralisée (CSG), contribution pour le remboursement de la dette sociale (CRDS) et la valeur des avantages en nature). L’employeur doit aussi remettre un bulletin de paie au salarié pour lui permettre de vérifier l’exactitude des sommes versées.

La rupture du contrat de travail :

La rupture du contrat de travail est une phase délicate et doit suivre une procédure stricte. Il existe différents cas de rupture du contrat de travail.

Lorsque le contrat est à durée indéterminée, il pourra être rompu :

  • par l’employeur qui devra justifier d’un motif : c’est le licenciement (économique, ou non disciplinaire (motif personnel, baisse d’activité, inaptitude) ou cause réelle et sérieuse (faute)),
  • ou par le salarié, c’est la démission,
  • ou en cas de faute de l’employeur, on parlera de « prise d’acte de la rupture » par le salarié. Celui-ci peut demander que le juge prononce la rupture du contrat de façon autoritaire : c’est la résiliation judiciaire,
  • ou d’un commun accord entre l’employeur et le salarié, c’est la rupture conventionnelle.

Toute rupture du contrat de travail implique que le salarié doit exécuter un préavis.

Le licenciement, quel qu’en soit le motif, est une procédure fortement encadrée légalement nécessitant plusieurs étapes obligatoires (avertissements, entretien préalable, courriers recommandés avec accusés de réception…) avec des délais précis à respecter et de nombreuses limitations et obligations. Il est important de veiller au respect des dispositions légales et de se renseigner sur l’ensemble de ces obligations, (reclassement, règlement amiable, indemnités légales, formalités ASSEDICS et fiscales, remise des documents de rupture…) notamment dans les cadres disciplinaires ou médicaux (inaptitude).

Enfin, de nombreux autres aspects et intervenants du droit du travail sont à maîtriser dans l’emploi de salariés, ce qui est rarement pris en compte dans la formation académique du chirurgien-dentiste qui se retrouve directeur des ressources humaines par défaut s’il n’emploie pas de responsable dédié à ce poste :

  • L’inspection du travail
  • Le service de santé au travail et le suivi médical obligatoire des salariés
  • Le Compte Personnel de Formation (CPF, anciennement DIF)
  • Les aides au recrutement
  • Le règlementation des congés
  • Les contrats spéciaux comme le contrat unique d’insertion (CUI)
  • Les charges patronales (URSSAF, CARCDSF, CET…)
  • La procédure devant le conseil de Prud’hommes
  • Le contrôle de l’URSSAF…

Obligations comptables et notions de gestion :

Le régime fiscal :

Bien que pouvant avoir recours à des professionnels (expert-comptable, association de gestion agréée…) pour gérer leur comptabilité, les praticiens doivent connaître quelques notions de gestion pour pérenniser leur entreprise.

En tant qu’individu, chaque praticien est soumis à l’impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPP). L’élément principal qui détermine le montant de l’imposition est le revenu professionnel du praticien. Il existe différentes catégories d’imposition du revenu professionnel selon le mode d’exercice du praticien :

  • la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC),
  • la catégorie des traitements et salaires pour les praticiens salariés, ou retraités,
  • la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (plus rarement, par exemple pour les sommes perçues au titre de loyer de collaboration).

Pour chaque catégorie d’imposition, les obligations comptables sont différentes.

Que ce soit le praticien libéral exerçant seul ou dans une société de droit commun, dans une SCP ou dans une SCM, le collaborateur libéral ou le gérant, leurs revenus professionnels sont imposés dans la catégorie des bénéfices non commerciaux. L’impôt payé lors de l’année N est calculé à partir du bénéfice réalisé au cours de l’année N-1. Celui-ci correspond à l’excédent des recettes encaissées diminué des dépenses payées. Il tient aussi compte des gains ou des pertes provenant soit de la réalisation des éléments d’actif affectés à l’exercice de la profession soit des cessions de charges ou de patientèles. En général, le praticien soumis aux BNC tient sa comptabilité selon le régime des recettes encaissées et des dépenses payées. Mais il peut opter pour le régime des créances acquises et des dépenses engagées.

Lorsque le praticien exerce au sein d’une société de droit commun ou au sein d’une SEL, le bénéfice de la société calculé selon les règles des bénéfices industriels et commerciaux, est soumis à l’impôt sur les sociétés (IS). Dans ce cas, la comptabilité est plus complexe et dite d’engagement, c’est-à-dire que sont comptabilisés les honoraires correspondant aux actes exécutés même s’ils n’ont pas été encaissés et les dépenses correspondant aux factures reçues même si elles n’ont pas encore été acquittées.

Il existe 2 types de régime d’imposition qui dépendent du montant des recettes et du type de
revenus :

  • Le régime micro-BNC ou régime déclaratif spécial :

Il s’applique aux praticiens dont les recettes annuelles sont inférieures ou égales à 32600 € hors taxes et qui sont exonérés de TVA. Ce régime reste applicable lors de la première année de franchissement de la limite. Il ne s’applique pas aux praticiens relevant de plein droit à la déclaration contrôlée, ou optant pour la TVA, ou exerçant en société. Ce régime dispense de remplir et de déposer le formulaire 2035 de déclaration de résultat. Les recettes ainsi que les plus ou moins-values sont directement reportées sur la déclaration de revenus 2042. Le bénéfice imposable est calculé en appliquant un abattement fixe de 34% aux recettes, qui correspondent aux charges, aux cotisations sociales et aux amortissements. Les obligations comptables sont moindres, puisque seule la tenue d’un livre-journal enregistrant le détail journalier des recettes professionnelles encaissées ainsi que les pièces justificatives, est nécessaire. De plus, le chirurgien-dentiste n’a pas à être inscrit à une association de gestion agréée (AGA). Les praticiens relevant normalement du régime micro-BNC peuvent opter pour le régime de la déclaration contrôlée. C’est une option valable pendant 2 ans qui peut être renouvelée et qui permet de tenir compte des charges réelles. Cela est intéressant lorsque ces charges sont supérieures à l’abattement fixe de 34 %.

  • Le régime BNC ou régime de la déclaration contrôlée :

C’est le régime qui s’impose à la majorité des chirurgiens-dentistes. Il consiste à déterminer le
montant exact du bénéfice non commercial à partir des recettes et dépenses réelles. Il s’applique lorsque les recettes sont supérieures à 32600 € hors taxes par an ou pour les praticiens travaillants dans des sociétés de personnes ou ceux assujettis à la TVA. Les obligations comptables sont plus importantes, puisqu’il est nécessaire de tenir un livre-journal des recettes et des dépenses au jour le jour ainsi qu’un registre des immobilisations et des amortissements. De plus, les praticiens doivent remplir la déclaration 2035 et ses annexes où ils reportent le montant des recettes, le montant des dépenses, les amortissements, les plus ou moins-values ainsi que le bénéfice net. Cette déclaration doit ensuite être vérifiée et validée par une AGA qui remet une attestation. Le bénéfice net déclaré devra être reporté sur la déclaration d’impôt sur le revenu.

Obligations comptables :

Les professionnels libéraux qui relèvent du régime des BNC doivent enregistrer de façon chronologique toutes les opérations financières effectuées, entrées ou sorties d’argent, afin d’établir les déclarations légales et respecter les obligations comptables et fiscales. Ils doivent notamment tenir les documents comptables suivants :

  • Le livre-journal des recettes et dépenses :

Il est constitué de pages numérotées sur lesquelles sont enregistrés tous les mouvements financiers de l’entreprise, que ce soit le montant des recettes ou celui des dépenses professionnelles. Seules sont comptabilisées les recettes professionnelles encaissées, c’est-à-dire les sommes versées au chirurgien-dentiste à la suite de soins. Quant aux dépenses payées, elles doivent être justifiées et nécessaires pour l’exercice de la profession. Il est conseillé de régler par chèque les dépenses professionnelles pour en garder une trace. Ce livre est tenu au jour le jour et de façon chronologique. Pour chaque opération, le livre-journal doit détailler la date, l’objet, le numéro de pièce justificative (facture), le mode de paiement (carte bancaire, chèques, espèces) ainsi que l’identité des patients pour les recettes. Cependant pour respecter le secret professionnel, il est possible de mettre en place une codification permettant de retrouver l’identité de ces derniers sur un document annexe si besoin.

  • Le registre des immobilisations et des amortissements :

Le patrimoine professionnel correspond à l’ensemble des biens permettant l’exercice de l’activité du praticien. Il est composé de deux catégories de biens :

les biens affectés par nature à l’exercice de la profession. Ce sont des biens qui ne peuvent être utilisés que dans le cadre de l’activité professionnelle. Ils peuvent être amortissables ou non mais doivent obligatoirement être inscrits sur le registre des immobilisations et des amortissements. On retrouve dans cette catégorie le droit de présentation de la patientèle, les matériels et outillages spécifiques, les installations et biens d’équipement servant à l’exercice de la profession, les parts de SCM, les contrats de crédit-bail… les biens non affectés par nature mais utilisés dans le cadre de l’activité professionnelle et inscrits sur le registre des immobilisations, comme par exemple les locaux professionnels.

Les charges de propriété ne sont déductibles que pour un bien affecté au patrimoine professionnel. Pour un bien non affecté, seules les dépenses d’utilisation sont déductibles. Les professionnels libéraux doivent tenir le détail du registre des immobilisations et des amortissements sur le tableau figurant en page 2 de la déclaration 2035 et conserver les pièces justificatives (factures, actes d’acquisition et de cession) jusqu’à l’expiration d’un délai de 6 ans à compter de la dernière dotation aux amortissements pratiquée.

Une immobilisation est un bien corporel ou incorporel qui ne se consomme pas par le premier usage et qui a une durée d’utilisation supérieure à un an. Les immobilisations corporelles correspondent à des biens immeubles (local professionnel, terrain) ou meublés (matériel médical, les agencements et installations, le matériel et mobilier de bureau…). Les immobilisations incorporelles comprennent le droit de présentation de la patientèle, le droit au bail, les parts de SCM, les logiciels et les frais d’établissement, c’est-à-dire les commissions, frais d’actes et d’enregistrements versés lors d’acquisition de biens incorporels.

Pour chaque immobilisation, le registre doit indiquer :

  • sa date d’acquisition ou de mise en service,
  • sa nature,
  • son prix de revient,
  • le mode et le taux d’amortissement,
  • le montant de la dotation annuelle aux amortissements,
  • la date et le prix de cession.

L’amortissement est le mécanisme qui permet en comptabilité de constater la dépréciation d’un bien utilisé, dans le temps. Cette dépréciation (dotation aux amortissements) est calculée en fonction de la valeur d’acquisition du bien et de sa durée normale d’utilisation, et est enregistrée annuellement et sera déduite pour déterminer le résultat fiscal. Seuls les biens immobilisés inscrits au registre des immobilisations et qui subissent une dépréciation du fait de l’usage et du temps peuvent être amortis. C’est le cas pour la plupart des biens corporels : le local, le matériel et mobilier sauf pour les équipements dont la valeur est inférieure à 500 euros HT qui sont déductibles directement en une fois l’année de leur achat. Mais certaines immobilisations corporelles (terrains, œuvres d’art) ne sont pas amortissables car ne subissent aucune dépréciation dans le temps. De même, la plupart des biens incorporels (le droit au bail, le droit de présentation de patientèle, les parts de SCM) qui ne subissent aucune dépréciation du fait de l’usage et du temps ne sont donc pas amortissables. Il existe une exception pour les frais d’établissement, les logiciels et les sites Internet qui eux sont bien amortissables.

  • Le suivi des plus ou moins-values :

Une plus ou moins-value est le profit ou la perte engendré par le retrait d’une immobilisation
du patrimoine professionnel, c’est-à-dire en cas de vente, d’échange, d’expropriation, de donation, d’apport en société, de disparition du bien ou de transfert dans le patrimoine privé. Pour un bien immobilisé non amortissable, la plus ou moins-value se calcule en retranchant au
prix de vente, la valeur d’origine. Pour un bien immobilisé amortissable, la plus ou moins-value se calcule en retranchant au prix de vente, la valeur d’origine diminuée du montant des amortissements effectués.

Validité des comptes :

Pour répondre aux différentes obligations comptables et fiscales, il est nécessaire pour un chirurgien-dentiste de s’entourer de professionnels. Ceux-ci pourront, selon la demande du praticien, s’occuper de l’ensemble de la comptabilité ou simplement vérifier et certifier les comptes du cabinet :

  • L’association de gestion agréée
  • L’expert-comptable
  • Les autres professionnels (gestionnaires, avocats, notaires, consultants…)

Les charges :

Enfin, fonder et gérer un cabinet passe nécessairement par une étude précise du budget, basée notamment sur la prise en compte exhaustive de tous les frais engendrés par l’activité :

Charges patronales :

  • URSSAF :
  • CARCDSF :
  • Contribution Economique Territoriale (CET) :
    La cotisation foncière des entreprises (CFE)
    La cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
  • L’impôt sur le revenu

Les frais fixes :

  • L’investissement
  • Le personnel :
    Salaires nets
    Cotisations sociales sur salaires
    Charges fiscales
  • Les impôts et taxes :
    CSG, CRDS
    Taxe foncière
  • Les factures :
    Loyers et charges locatives
    Chauffage, eau, gaz, électricité
    Primes d’assurances : responsabilité civile professionnelle, local et protection juridique au minimum
  • Les charges sociales personnelles (retraite, invalidité, assurance maladie…)
  • Les cotisations syndicales

Les frais variables :

  • Le prothésiste
  • L’achat de matériel
  • L’entretien, la réparation de matériel
  • Le transport et déplacement
  • Les autres frais (frais de bouche, formation, droits SACEM si musique en salle d’attente…)

En conclusion, il est évident qu’en sortant de la faculté, les jeunes praticiens sont novices dans les domaines de la comptabilité, de la fiscalité et de la gestion des ressources humaines, mais il est impératif d’en acquérir au moins les bases pour ne pas échouer en début d’activité. Dans le contexte économique actuel, le chirurgien-dentiste doit être à la fois un bon professionnel de santé, un bon manager pour motiver son équipe et un bon directeur financier pour tenir le budget et l’équilibre de ses finances. Il doit être prévoyant, économe pour gérer au mieux chaque année civile. Il doit programmer ses investissements et travaux afin de ne pas alourdir ses charges et de bénéficier d’abattements fiscaux tout en restant conforme à l’évolution du métier. La mise en place d’un fond de roulement est indispensable pour compenser les imprévus (arrêt de travail, administratif, fiscal…) afin de ne pas mettre en péril la pérennité du cabinet dentaire.

Toujours dans un souci de diminution des charges, il est de plus en plus fréquent de voir le regroupement de plusieurs confrères au sein d’une structure. Cependant il faut s’assurer d’une
bonne compatibilité entre les personnes et de la forme adéquate suivant l’activité. De même, l’embauche de personnel doit être mûrement réfléchie car cela représente un coût financier non négligeable et un choix qui pourrait être lourd de conséquences pour l’entreprise en cas de licenciement car le praticien devra dans la plupart des cas de figure payer une indemnité allant jusqu’à plusieurs mois de salaire.

Pour le bon fonctionnement de l’entreprise-cabinet, il est important que le praticien s’investisse dans la gestion fiscale, patrimoniale et sociale, car il ne peut en aucun cas tout déléguer à un expert-comptable ou à une AGA. Il est enfin nécessaire, comme pour la pratique dentaire, de se maintenir informé régulièrement des dernières données et normes en vigueur puisque la fiscalité de notre pays ne cesse d’être modifiée.

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