Détournement de fonds dentaires : l’art du vol et la science du contrôle (David Harris)

Voici un sujet rarement abordé et pourtant crucial : le vol et le détournement de fonds en cabinet dentaire. David Harris est un expert en escroquerie dans le secteur de la dentisterie. Enquêteur privé et juricomptable entre autres casquettes, Harris est également PDG de Prosperident, la plus grande entreprise au monde spécialisée dans les enquêtes sur les crimes financiers commis contre les dentistes.

Et si l’on vous disait qu’il y a probablement 80 % de chances qu’un employé ou un partenaire commercial vous vole à un moment donné de votre carrière ? C’est pourtant, malheureusement, une statistique vérifiée. Et aussi décourageante que soit cette probabilité, vous êtes loin d’être impuissant dans la bataille pour protéger votre patrimoine. Cependant, pour l’emporter, vous devez ignorer une partie de la « sagesse conventionnelle » sur la protection contre le détournement de fonds. Dans cet ouvrage, David Harris entend souligner l’importance du problème, stimuler votre vigilance et fournir des outils simples mais puissants pour se protéger autant que faire se peut.

1. Quelle est l’ampleur du problème ?

La réponse à la question de la prévalence est quelque peu insaisissable. Une enquête de 2007 de l’American Dental Association a montré que 35 % des personnes interrogées avaient déjà été victimes. En supposant que les personnes interrogées étaient en moyenne au milieu de leur carrière et qu’il n’y avait pas de préjugé particulier en faveur du détournement de fonds à une étape de leur carrière, l’enquête suggérerait une probabilité à vie de 70 %. L’analyste des affaires dentaires Jim DuMolin a également mené une enquête, et elle a montré que 59 % des répondants avaient été détournés. Les chiffres de l’enquête DuMolin suggéreraient une probabilité à vie de détournement de fonds supérieure aux conclusions de l’ADA, mais il y a quelques inconnues, comme l’âge moyen des personnes interrogées dans l’enquête DuMolin, probablement un peu plus âgées que celles interrogées dans l’échantillon de l’ADA. La détermination précise de la probabilité présente un problème de mesure important car certains détournements de fonds ne sont jamais découverts et, dans d’autres cas, le vol est découvert par un médecin mais jamais signalé à qui que ce soit d’autre. Ces deux facteurs, de par leur nature, ne sont pas quantifiables mais signifieraient que tous les chiffres de l’enquête sont sous-estimés. Des sources suggèrent que les établissements de santé sont les troisièmes entités les plus susceptibles d’être victimes de crimes économiques, derrière les organismes de bienfaisance et le gouvernement.

Parfois, le détournement de fonds est « mineur », comme prendre des stylos ou du papier toilette de votre bureau. Dans d’autres situations, il s’agit de centaines de milliers d’euros ou plus, prélevés sur une longue période. S’il est parfois tentant de rejeter le vol de faible valeur comme étant plus un défaut irritant qu’un véritable crime, il convient de garder à l’esprit les propos du professeur Steve Albrecht. Albrecht a déclaré qu ‘«il n’y a pas de petites fraudes; juste des grosses fraudes qui sont détectées tôt. » Les personnes qui volent des objets de faible valeur ont déjà trouvé un moyen de rationaliser la malhonnêteté, et nous devrions nous attendre à ce que ce ne soit qu’une question de temps avant qu’elles ne passent à des vols plus importants. D’après les dossiers de Prosperident, le montant moyen qu’un voleur vole avec succès dans un cabinet dentaire avant de se faire prendre est de 109 000 $, ce qui fait de ce problème plus qu’une nuisance banale.

2. « J’habite dans une petite ville », « je connais mon personnel » et autres mythes sur l’immunité

L’un des commentaires les plus fréquemment entendus, une fois l’identité d’un détourneur de fonds confirmée, est qu’il ou elle est « la dernière personne que je pourrais imaginer voler ». Notre image mentale de ce à quoi ressemble un criminel est façonnée par ce que nous voyons dans les nouvelles, les séries télévisées populaires et par des observations directes faites dans nos communautés. Les détourneurs de fonds correspondent très rarement au stéréotype criminel que nous avons créé. En outre, au-delà du voleur professionnel compulsif, il faut se rappeler que la pression financière et l’opportunité peuvent également être des moteurs de passage à l’acte chez des personnes qui n’étaient pas naturellement malhonnêtes.

Nous voulons tous croire que les membres de notre équipe sont honnêtes et qu’ils ne nous voleraient jamais, et la plupart du temps, c’est vrai. Cependant, il y a aussi une partie importante de la population qui, dans les bonnes circonstances, commettra des actes de ce type. Lorsque vous combinez la taille de cette cohorte avec le nombre considérable de collaborateurs que le dentiste type voit passer au cours de sa carrière, le résultat est qu’au moins deux dentistes sur trois finissent par être victimes de détournement de fonds. Les deux plus grandes erreurs que commettent les dentistes qui font trop confiance sont de sous-estimer l’ingéniosité et la détermination de ceux qui détournent des fonds, et de s’accrocher à certaines erreurs qui, selon eux, leur procurent une immunité. L’une des meilleures déclarations sur la susceptibilité au détournement de fonds vient du Certified Fraud Examiner Donn LeVie Jr., qui déclare : « Si vous pensez que ne vous risquez pas de devenir une victime de fraude, alors vous risquez très probablement de devenir une victime de fraude.”

Enfin, alors que la plupart des gens peuvent comprendre comment les membres de l’équipe décident de détourner des fonds, pour de nombreux médecins l’idée qu’un confrère ou une consœur dentiste, partageant une éducation similaire et le même code de déontologie, puisse voler, est inconcevable – et pourtant cela arrive. Ce vol prend généralement la forme d’un détournement de fonds de leurs partenaires dans un cabinet de groupe, ou d’une représentation mensongère des performances d’un cabinet dentaire lors de sa vente.

3. Dans quelle mesure mon logiciel de gestion de cabinet est-il sécurisé ?

Malheureusement, il n’existe pas de logiciel anti-détournement. Tous les logiciels de gestion de cabinet sont conçus avec des contrôles intégrés, mais il existe toujours un compromis inhérent entre les contrôles et l’efficacité. Il est possible de configurer un logiciel de gestion de cabinet afin que le propriétaire du cabinet soit la seule personne autorisée à autoriser les ajustements de crédit à apporter aux comptes des patients. Bien qu’en théorie, cela soit plus sûr que de permettre aux membres du personnel de faire des ajustements sans l’approbation du médecin, il est en revanche fastidieux sur le plan opérationnel que le personnel interrompe continuellement le médecin lorsque des transactions doivent être autorisées. La plupart des bureaux trouvent les options les plus sûres peu maniables et finissent par contourner délibérément certaines des fonctionnalités de sécurité intégrées de leur logiciel pour des raisons de commodité. En outre, même si les contrôles les plus stricts sont maintenus dans votre logiciel, ils n’arrêteront pas un détourneur de fonds. Toutes les fonctionnalités de sécurité intégrées au logiciel de gestion de cabinet deviennent inutiles lorsqu’un employé obtient votre code d’accès ou votre mot de passe « administrateur ».

Voici quelques mesures de protection que vous devriez prendre.

– tout d’abord, changez régulièrement votre propre mot de passe, à des intervalles ne dépassant pas trois mois. Vous ne devez jamais partager votre propre mot de passe avec qui que ce soit dans votre bureau et ne tombez pas dans le piège d’utiliser le même mot de passe pour tout.

– les propriétaires de cabinet devraient toujours avoir deux comptes d’utilisateurs pour eux-mêmes dans le logiciel de gestion de cabinet : un compte doit avoir des pouvoirs d’administrateur et l’autre avec le même niveau d’accès que le compte de votre réceptionniste. Utilisez votre compte « réceptionniste » pour la plupart des transactions et utilisez votre compte administrateur uniquement lorsque vous devez faire quelque chose nécessitant une autorité administrative. Cela limitera les possibilités d’accès si vous oubliez de vous déconnecter en laissant l’appareil sans surveillance.

– multipliez les comptes utilisateurs sur le logiciel (comme d’ailleurs sur l’alarme du cabinet). Chaque personne disposant de ces accès devrait avoir son propre compte et ses propres codes afin de faciliter le traçage des utilisations, de savoir que c’est tel employé qui a utilisé le logiciel à telle date ou tel collaborateur qui s’est rendu au cabinet en dehors des heures d’ouverture.

4. Qu’est-ce qui n’empêche pas le détournement de fonds et pourquoi

De nombreux articles sont publiés chaque année avec des titres tels que « Quatre (ou cinq, ou dix) choses que vous pouvez faire pour prévenir le détournement de fonds dans votre société ». La réponse de l’auteur est une déclaration audacieuse : le concept de prévention n’existe pas. Premièrement, les personnes qui écrivent des articles de ce genre partent d’une prémisse manifestement incorrecte. Ils partent du principe que ce qui contrôle d’autres types de crimes sert également à prévenir ou à dissuader les détournements de fonds. C’est «l’illusion de la cible difficile». Augmenter la difficulté perçue du vol fonctionne bien pour dissuader les criminels opportunistes comme les cambrioleurs ou les voleurs de voitures, car il est facile de convaincre un cambrioleur de voler quelqu’un d’autre à votre place. Cependant, le détournement de fonds, de par sa nature, exige que le voleur ait une connaissance détaillée des habitudes et du processus de pensée de la victime, donc, plutôt que de chercher une autre victime, les détourneurs de fonds continueront simplement à travailler sur les modalités possibles de vol jusqu’à ce qu’ils en trouvent une qui ne soit pas contrecarrée par les systèmes de contrôle du médecin. Le voleur est aidé par la quantité considérable d’informations pratiques disponibles en ligne. Plusieurs des personnes qui écrivent ces articles, pressées d’afficher leurs connaissances, donnent d’ailleurs beaucoup plus de détails sur les méthodologies spécifiques de détournement de fonds qu’elles ne le devraient.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les contrôles sont inefficaces contre les détournements de fonds. Premièrement, il existe un compromis inhérent entre les contrôles et l’efficacité opérationnelle. Par exemple, une répartition des responsabilités entre le personnel non médical est souvent préconisée comme moyen de réduire la vulnérabilité aux détournements de fonds. Mais comme presque tous les contrôles, la répartition des tâches crée de l’inefficacité. Par conséquent, cela augmentera la charge de travail du personnel et donc, augmentera les coûts de personnel ou réduira la productivité. Deuxièmement, de nombreux contrôles et procédures ne sont pas effectués par le médecin personnellement ; il s’agit en fait de directives données au personnel sur la façon d’accomplir ses tâches. Les employés détournant peuvent généralement appliquer ces procédures de manière sélective. L’auteur explique avoir parlé lors d’une conférence dentaire de la façon dont les détourneurs de fonds volent des chèques. De nombreux médecins pensent qu’il est difficile pour un voleur d’encaisser un chèque à l’ordre du médecin. Un médecin a levé la main et a déclaré que le vol de chèques ne se produirait jamais dans son cabinet parce que le verso des chèques est immédiatement endossé avec le tampon du cabinet. La question posée à ce médecin était simple : « Est-ce que vous tamponnez vous-même les chèques ? Et vérifiez vous-même l’ordre ? » Sa réponse a été : « Bien sûr que non ! »…

Un autre aspect souvent peu pris en compte dans les mesures protectives est celui de la possibilité d’une fraude collusoire. Tout les dentistes connaissant l’importance de répartir les tâches afin d’éviter qu’une seule et même personne reçoive les paiements, les enregistre et les dépose. Généralement, ce sont d’excellents conseils. Cependant, il y a deux limites. Premièrement, plus de 80 % des cabinets dentaires étant des cabinets unipersonnels, il n’y a souvent pas assez de personnel administratif disponible pour répartir suffisamment les tâches entre les employés sans embaucher plus de personnel et dépenser ce qui aurait autrement été détourné en salaires. Deuxièmement, il existe une grande hypothèse tacite sous-jacente à l’invocation de diviser les tâches. Cette hypothèse est que la plupart des détourneurs de fonds potentiels hésitent à approcher un collègue pour l’inviter à participer à un stratagème de détournement de fonds. La plupart du temps, cette hypothèse est correcte. En règle générale, la réaction du collègue représente une inconnue et le détourneur de fonds court un risque important d’être dénoncé à son patron. Cependant, cette hypothèse s’effondre lorsque le détourneur de fonds potentiel et son collègue ont une relation qui s’étend au-delà du lieu de travail. Par exemple, ils peuvent être apparentés ou être des amis proches en dehors du bureau. Une relation solide réduit le risque posé en invitant un autre membre du personnel à participer à la malhonnêteté. Dans ces circonstances, la collusion est une possibilité. Une statistique effrayante de l’Association of Certified Fraud Examiners est que, lorsqu’un complot est impliqué, le montant médian qui est volé double. Attention donc lorsque vous envisagez d’embaucher quelqu’un et que vous découvrez (par le biais des réseaux sociaux, par exemple) une amitié jusque-là non divulguée entre le candidat et un employé existant. Si quelqu’un postule pour un emploi dans votre cabinet et qu’il connaît quelqu’un qui y travaille déjà, le candidat devrait généralement être désireux de vous le dire, avec la conviction qu’une amitié pourrait augmenter ses chances d’être embauché. C’est également la pratique de nombreux dentistes de solliciter les membres de l’équipe existante pour leur demander s’ils connaissent quelqu’un qui serait une recrue appropriée pour le cabinet. Lorsque la première notion d’une telle amitié vient indirectement, vous devez envisager la possibilité que l’employé actuel et le candidat aient un agenda caché et que leurs plans puissent inclure une fraude collusoire.

Enfin, une autre question revient souvent : les caméras me protégeront-elles contre les détournements de fonds ? J’ai vu des consultants préconiser des caméras pour contrer les détournements de fonds ; leurs arguments tournent autour de la dissuasion et d’une possibilité accrue de détecter un voleur. Bien que les caméras de réception puissent être une bonne idée pour d’autres raisons, comme attraper les coursiers qui, trouvant votre réception sans surveillance, saisissent l’occasion de prendre quelque chose, leur impact sur les détournements de fonds du personnel est minime, pour d’évidentes raisons :

– La surveillance est pratiquement impossible. Les caméras ont une valeur pour les événements dont l’heure peut être évaluée. Si, par exemple, du matériel est volé dans votre zone de réception, il est possible de déterminer dans un court laps de temps quand cet événement a eu lieu, il est donc facile de revoir les séquences vidéo et de voir l’acte en vidéo. Cependant, le détournement de fonds peut survenir à tout moment, de sorte que la quantité de vidéo que vous auriez à regarder est énorme. Si votre bureau est ouvert 35 heures par semaine et que vous avez besoin de deux caméras pour couvrir correctement l’activité de la réception, vous capturez 70 heures de vidéo par semaine. Quand comptez-vous le regarder ? Même accélérée d’un facteur 5, vous auriez besoin de consacrer 14 heures par semaine pour regarder la vidéo, ce qui est un engagement que la plupart des dentistes ne prendront pas.

– La vidéo consomme beaucoup d’espace de stockage informatique, de sorte que la plupart des systèmes conservent une quantité limitée de vidéos passées, puis les écrasent avec des séquences plus récentes. En règle générale, la quantité de vidéo conservée est inférieure à un mois, ce qui signifie que vous ne pouvez probablement pas regarder une vidéo d’il y a six mois.

– La résolution de la vidéo de sécurité est normalement insuffisante pour voir, par exemple, les détails sur un écran d’ordinateur ou les frappes spécifiques saisies par un membre du personnel.

– Les voleurs s’adaptent. Si vous avez des détournements de fonds non détectés et que vous installez des caméras, un voleur planifiera de continuer à détourner ce qui évite le champ des caméras.

Admettons que dans un cabinet dentaire, il est impossible de supprimer toute possibilité de détournement de fonds sans empêcher le personnel de faire son travail. De plus, comme on l’a vu, la réduction des opportunités a un coût financier, et puisque la réduction (mais pas l’élimination) des opportunités ne diminue pas proportionnellement la probabilité de détournement de fonds, dépenser de l’argent à cette fin n’a pas de sens. Nous avons besoin d’une meilleure réponse que d’essayer de verrouiller autant de portes que possible. Cette réponse se trouve dans la surveillance des chiffres.

5. Équilibrer les comptes

Aux fins de clarté, l’auteur fait référence à « l’équilibrage » des comptes comme une tâche effectuée par le personnel comptable, et à la « conciliation » des comptes (vérification de la cohérence) comme le processus de supervision qui devrait être effectué par le propriétaire du cabinet.

Vérifier attentivement les comptes jour est une base que chaque dentiste devrait accomplir quotidiennement. Le fait de ne pas vérifier l’équilibrage quotidien, de le déléguer à un membre du personnel ou de le faire de manière inappropriée rend le vol incroyablement facile pour un voleur, car une conciliation imparfaite lui permet de voler sans qu’il soit nécessaire d’essayer de dissimuler le vol dans les dossiers financiers du cabinet. Si vous conciliez vos comptes correctement, vous pouvez toujours être volé, mais cela devient plus difficile et la probabilité que vous le détectiez augmente considérablement. La conciliation quotidienne doit vérifier que les actes du jour ont tous été enregistrés et facturés et le règlement déterminé, et également comparer les rentrées d’argent du jour sur le compte professionnel avec les factures en attentes ou réglées par chèque ou carte bancaire qui ont été notées « payées » mais dont le montant n’était pas encore effectivement apparu sur le compte.

L’examen de l’équilibrage de fin de mois doit être effectué par vous ou une personne extérieure au cabinet. Un membre du personnel ne doit jamais être la personne chargée de confirmer le solde du mois. La conciliation de fin de mois implique la comparaison entre votre logiciel de gestion de cabinet et votre ou vos comptes bancaires. Si vous externalisez l’équilibrage mensuel, ne partagez pas vos informations de connexion aux services bancaires en ligne avec la personne effectuant le rapprochement. Au lieu de cela, vous pouvez configurer une connexion « observateur » distincte qui permettra à quelqu’un de voir les transactions sur votre compte bancaire, mais pas de transférer de l’argent, de payer des factures ou de configurer de nouveaux bénéficiaires. Donner à quelqu’un comme un comptable un accès complet à votre compte bancaire, c’est inviter un autre type de détournement de fonds.

Si vous mettez en place des systèmes de surveillance quotidiens et mensuels efficaces, cela n’empêchera pas les détournements de fonds, mais les rendra plus difficiles et augmentera considérablement la probabilité de les repérer.

6. Faites confiance, puis vérifiez : les systèmes qui marchent

La série d’étapes suivante est conçue pour maximiser vos chances de trouver des dissimulations et certaines des indications comportementales de détournement de fonds.

– Les rapports quotidiens et mensuels de votre logiciel de gestion de cabinet que vous examinez doivent être ceux que vous avez imprimés vous-même. Permettre à un membre du personnel de générer des rapports pour vous engendre la possibilité d’un « rapport sélectif », où vous examinez un sous-ensemble des transactions tout en croyant que vous voyez l’ensemble des transactions. Une fois que vous avez examiné un rapport, mettez vos initiales dessus pour confirmer qu’il s’agit bien de celui que vous avez vu et conservez-le sous clé pendant au moins un an.

– Les rapports de fin de journée de votre logiciel doivent totaliser avec précision le montant rapport de fin de mois. Vérifier que ces rapports concordent vous permettra de détecter si quelqu’un traite des paiements un jour où le bureau est fermé. Effectuez un examen mensuel du rapport de transactions supprimées, du rapport d’ajustement et du rapport de « transactions modifiées », qui peuvent avoir des noms légèrement différents selon le logiciel de gestion de cabinet que vous utilisez. Les transactions saisies dans ces trois rapports comportent intrinsèquement un risque élevé et nécessitent un examen minutieux.

– Faites envoyer tous les relevés que vous recevez par courrier, tels que votre relevé bancaire, les relevés de carte de crédit pour les cartes de crédit professionnelles, le relevé du terminal du commerçant (de la machine du bureau qui accepte les paiements par carte de crédit) à votre domicile plutôt qu’à votre bureau. Assurez-vous de les voir en premier et de créer un niveau de mystère sur ce que vous en faites.

– Vous devez également comparer les comptes individuels en souffrance du rapport de ce mois-ci à ceux du mois dernier pour suivre les progrès de la collecte des comptes en souffrance et vous assurer que les comptes plus anciens n’ont pas été radiés à votre insu. Chaque mois, vous ou votre tiers externe délégué, comme votre conjoint ou votre comptable, devez rapprocher les sommes suivantes des totaux dans votre logiciel de gestion de cabinet : les dépôts sur les comptes bancaires, y compris ceux effectués par le cabinet et les paiements automatiques des sociétés de cartes de crédit. Paiements par carte de crédit reçus. Montants placés avec un financement par un tiers et montants versés au cabinet à partir d’un financement par un tiers. Ces rapprochements ne doivent jamais être effectués par une personne travaillant au bureau ou ayant accès à votre logiciel de gestion de cabinet. Assurez-vous que chaque membre du personnel prend des vacances chaque année et assurez-vous que la plupart d’entre elles sont prises en une seule fois. Chaque membre du personnel doit s’absenter de la pratique pendant au moins deux semaines consécutives chaque année. Si quelqu’un détourne des fonds, le faire quitter le cabinet suffisamment longtemps pour que quelqu’un d’autre doive le couvrir offre l’une des meilleures opportunités pour vous de réaliser que vous avez un problème de détournement de fonds. Je me souviens d’un gros détournement de fonds sur lequel j’ai enquêté. Cela a fait surface lorsque la responsable du bureau s’est cassé la jambe en skiant un week-end et, pour la première fois de mémoire de personne, n’était pas au bureau le lundi. Quelques heures plus tard, l’une des réceptionnistes a pris le dentiste à part pour lui dire qu’il se passait « quelque chose de bizarre parce que j’ai reçu trois de ces appels téléphoniques très étranges ce matin ». Il s’agissait d’appels que la chef de bureau aurait normalement « traités » si elle avait été là, mais son absence signifiait que les appels étaient allés à quelqu’un d’autre. Dans la mesure du possible, répartissez les tâches à la réception afin que la même personne ne reçoive pas de paiements, enregistrez-les dans votre logiciel de gestion de cabinet et déposez les paiements à la banque. Ayez une politique anti-fraude écrite qui énonce clairement ce qu’est une conduite frauduleuse. Insistez sur la formation polyvalente du personnel afin qu’il y ait quelqu’un qui puisse fournir une sauvegarde pour chaque fonction exécutée par votre réception. Ces dix étapes ne prendront pas beaucoup de temps mais augmenteront considérablement vos chances de repérer rapidement les détournements de fonds dans votre cabinet.

Enfin, beaucoup plus de détournements de fonds dans les cabinets dentaires sont découverts en raison d’anomalies comportementales que financières. Certains des marqueurs comportementaux de détournement de fonds sont lorsqu’un membre du personnel :

– Veut « passer du temps seul » au bureau. Les voleurs veulent généralement être seuls lorsqu’ils volent. Voler demande de la concentration, et c’est plus facile à faire lorsque le bureau n’est pas rempli de personnel et de patients. Superficiellement, travailler « pour » vous et travailler « contre » vous n’a pas l’air si différent, donc quand un voleur arrive tôt ou reste tard, le médecin interprète cela comme un dévouement peu commun au travail et au médecin.

– Refuse de prendre des vacances, les prend par petites tranches (un jour ici et un jour là-bas) ou insiste pour que son travail soit « remis » pendant son absence (c’est-à-dire qu’il ne soit pas donné à une autre personne) . Les escrocs savent qu’ils sont particulièrement vulnérables lorsqu’ils sont absents du bureau. Comme on pouvait s’y attendre, ces personnes perdent rarement du temps à cause d’une maladie. Leur empressement à se traîner au bureau par mauvais temps est également interprété à tort comme un hyper-dévouement.

– Affiche une territorialité extrême à propos de ses tâches, de son espace de travail ou de son ordinateur. Je mentionnerai que je vois celui-ci dans pratiquement tous les détourneurs de fonds que je rencontre. Il est courant que ces personnes créent la croyance de la part du propriétaire du cabinet qu’il est libre de se concentrer sur la pratique clinique, croyant que l’administration du cabinet est sous le contrôle ferme du voleur. Refuser de déléguer des tâches ou de former un autre employé. Ce refus est le cousin proche de la territorialité. La formation polyvalente d’un autre employé sur une partie de son travail crée la possibilité qu’une partie de ses responsabilités soit réattribuée, ce qui peut rendre le détournement de fonds difficile. Aussi, de nombreux détourneurs de fonds rassurez-vous en sachant que certaines « connaissances institutionnelles » clés n’existent que dans leur tête et disparaîtraient s’ils quittaient la pratique. Offre une forte résistance à la modification des procédures de bureau, des arrangements bancaires ou d’autres activités ayant des implications financières. Exerce une influence considérable sur les choix des conseillers à la pratique. Au fil du temps, de nombreux détourneurs de fonds remplaceront lentement de nombreuses personnes qui conseillent ou fournissent des services au cabinet par leur propre «équipe». Cette influence peut inclure tout le monde, de la société informatique utilisée par le cabinet à la banque, de la société de fournitures dentaires au comptable. Je ne dis pas que l’une de ces personnes est nécessairement complice de vol. Cependant, ils voient tous leur loyauté comme appartenant au voleur plutôt qu’à vous. Pour quelqu’un qui fournit des services au cabinet uniquement en raison de sa relation avec le détourneur de fonds, il est beaucoup plus susceptible d’exprimer cette préoccupation au détourneur de fonds (qui l’expliquera) que de vous approcher. A de la résistance à la mise à niveau vers la version la plus récente de votre logiciel de gestion de cabinet ou au passage à un autre type de logiciel. Un détourneur de fonds craint normalement qu’une modification du logiciel ait un impact sur l’une des méthodologies qu’il utilise pour voler. Affiche une opposition à l’embauche d’un consultant, d’un formateur en logiciel ou d’un autre conseiller externe. La plupart des escrocs sont assez confiants qu’ils peuvent tirer la laine sur les yeux de leur médecin. Mais un conseiller extérieur, qui n’est pas sous le charme du voleur, et qui pense à plein temps à la dentisterie comme à une entreprise, représente une menace bien plus importante. Il existe de nombreux autres témoins comportementaux de détournement de fonds, mais ceux-ci représentent les principaux. La clé pour reconnaître tôt le détournement de fonds est de devenir un meilleur observateur du comportement du personnel.

Conclusion

C’est un combat inégal. Vos responsabilités cliniques vous tiennent occupé, et la gestion de votre cabinet est souvent quelque chose que vous prenez en sandwich entre les patients. En revanche, votre adversaire l’escroc a toute la journée pour vous étudier et connaître vos habitudes. Alors, qu’est-ce qui marche ? Vous êtes loin d’être impuissant face à ce problème, mais vous devez adopter une approche quelque peu différente de ce que prescrivent les experts autoproclamés. Voici quelques stratégies très efficaces : 1. Filtrez attentivement les candidats avant de les embaucher. L’un des meilleurs moyens de vous protéger contre les détournements de fonds est d’empêcher les personnes malhonnêtes d’obtenir des emplois dans votre cabinet. Je couvrirai mes suggestions pour de meilleures pratiques d’embauche au chapitre 13. 2. Comportez-vous de manière éthique. Si vous prenez des raccourcis d’une manière visible pour le personnel, comme en trichant sur les impôts ou en ayant une liaison extraconjugale avec un membre du personnel, vous créez une situation où quelqu’un peut vous détourner sans crainte de conséquences en raison des dommages potentiels que ils peuvent vous faire. 3. Observez le comportement du personnel. Des études montrent que plus de 90 % des détourneurs de fonds présentent des signes comportementaux de leur activité inappropriée.30 De nombreux détourneurs de fonds font des heures supplémentaires, ne prennent pas de vacances ou sont exceptionnellement possessifs à propos de leur espace de travail ou de leurs tâches. Bien que les problèmes financiers ne mènent pas automatiquement au vol, ils peuvent créer la « pression » dont j’ai parlé au chapitre 3. Certes, les dépendances de toutes sortes sont une source de préoccupation. Prosperident vend un questionnaire d’évaluation des risques de détournement de fonds peu coûteux dans notre boutique en ligne qui facilite le processus de surveillance du comportement des employés. J’aborderai le comportement plus en détail au chapitre 18. 4. Alors que les stratégies de « déni d’opportunité » n’ont généralement pas beaucoup de succès, ce qui fonctionne sans consommer trop de temps, c’est la surveillance. Par exemple, plutôt que d’apporter vous-même le dépôt bancaire à la banque, une vérification que le montant correct est arrivé à la banque est tout aussi efficace et nécessite beaucoup moins de temps. Les étapes d’équilibrage quotidiennes et mensuelles que j’ai abordées au chapitre 10 sont un bon point de départ. L’une des vraies ironies à propos de ce sujet est que, superficiellement, les escrocs se présentent comme des employés idéaux. Cela s’explique en partie par le fait que le vol peut prendre beaucoup de temps, de sorte que ces employés ont tendance à travailler des heures supplémentaires (ce que le dentiste interprète souvent à tort comme de la loyauté). De plus, de nombreux détourneurs de fonds s’immiscent délibérément dans votre vie, et votre voleur devient la personne qui garde vos enfants ou fait vos courses à l’heure du déjeuner. Les détourneurs de fonds veulent vous faire croire que votre bureau, et peut-être même certains aspects de votre vie personnelle, ne pourraient pas fonctionner sans eux. Dès qu’ils vous font penser de cette façon, leur capacité à vous voler augmente considérablement.