Les 25 conseils de Rodolphe Cochet

Bonjour à tous,

Dans le cadre d’une synthèse de l’essentiel de l’organisation, j’ai contacté les plus grands noms français pour la gestion des cabinets dentaires pour poser une série de questions concernant l’organisation. A chaque rencontre, j’ai été surpris par l’accueil chaleureux que j’ai reçu. Voilà les questions que j’ai posées pour vous. J’ai insisté à chaque fois sur l’importance d’avoir des conseils pratiques et applicables rapidement :

1 La vie de chirurgien dentiste, les grandes étapes et comment s’y préparer.
2 Quelles sont les choses les plus importantes à mettre en place dans sa vie de chirurgien dentiste.
3 Quels conseils donneriez-vous à un (jeune) chirurgien dentiste?
4 Quels sont les principes que vous utilisez et que vous conseillez pour améliorer son travail, son ergonomie de travail, son efficacité et sa rentabilité.
5 un conseil pour tripler son efficacité au cabinet dentaire?
6 un conseil pour doubler son patrimoine?
7 Quels sont les principes que vous conseillez pour améliorer sa qualité de vie.

M. Rodolphe Cochet nous prodigue des conseils synthétiques et exhaustifs relatifs à ses enseignements et ses missions de coaching depuis 1999. La réponse de Monsieur Rodophe Cochet.

Le métier de chirurgien-dentiste et Manager se décline selon 6 axes :

1. Management
a. Chaque praticien doit apprendre à affirmer son leadership et renforcer ses compétences de manager.
b. Dans le cadre de la démarche Qualité initiée par le cabinet et conformément aux théories du management dit scientifique (H. Fayol), il convient de prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler (POCCC) qui représentent les cinq activités administratives stratégiques du chirurgien-dentiste.
2. Communication
a. Il faut se soucier de mieux communiquer avec son assistante et ses patients.
b. Il convient de manière générale, d’adopter une véritable stratégie de communication et d’augmenter sa force de conviction dans le cadre de ses relations internes au cabinet mais aussi externes (labo, correspondants….).
3. Organisation
a. Privilégier son cœur de métier et déléguer efficacement : voilà le secret de la réussite de tout chirurgien-dentiste & Manager.
b. La délégation de tâches de travail à du personnel compétent permet d’améliorer la qualité globale de ses services et de réduire le niveau de stress au cabinet.
4. Gestion RH
a. Il convient de décupler les compétences et les performances de son équipe, après avoir pris soin de…
b. Évaluer, sélectionner, recruter, fidéliser et motiver son personnel.
5. Gestion de carrière
a. Anticiper les opportunités de développement de son cabinet est une démarche entrepreneuriale capitale pour tout chirurgien-dentiste.
b. Prendre les meilleures décisions dans la gestion de son environnement professionnel après avoir bénéficié d’un bilan de compétences managériales (Test Dentiste-Manager) est la voie logique à suivre pour tout jeune chirurgien-dentiste.
6. Prévention et gestion des conflits interpersonnels et interprofessionnels
a. Mieux vaut prévenir que guérir….: tout conflit latent interne au cabinet doit être identifié le plus rapidement possible.
b. Il convient également de limiter ou gérer tout risque potentiel de conflit d’intérêts, de pouvoir ou de responsabilités au cabinet, notamment dans les cabinets de groupe, là où les problèmes de rentabilité et de productivité sont le plus souvent induits par des problèmes de communication et de gestion RH.

Tout chirurgien-dentiste doit impérativement maîtriser les techniques fondamentales du management d’un cabinet dentaire et se perfectionner en management odontologique.

Il convient de privilégier le mode de Management par objectifs  et d’apprendre à être en cohérence avec les orientations de son cabinet.

Bien utiliser les méthodes et outils de supervision et de contrôle (mettre en place un SIRH au sein de son cabinet) et faire du suivi de ses employés et collaborateurs un outil de motivation et de fidélisation est incontournable pour tout chirurgien-dentiste & Manager.

Il devient nécessaire de mettre en place dès le début de son activité une organisation en phase avec les ambitions du gérant et celles de son équipe (pour la mise en place d’une nouvelle organisation, il convient de faire appel à des spécialistes du management des cabinets dentaires afin d’éviter de commettre des erreurs préjudiciables à la Qualité des services généraux du cabinet dentaire).

Il ne faut pas avoir peur de déléguer des tâches de travail pour responsabiliser ses employés, faciliter et optimiser la gestion de son environnement professionnel.

Édicter un règlement intérieur du cabinet dentaire pour le respect de la politique de management du gérant est incontournable même pour les praticiens exerçant à titre individuel avec une seule assistante polyvalente.

Il faut inscrire son cabinet dans une démarche d’amélioration continue en rédigeant puis en optimisant les protocoles cliniques, logistiques et administratifs.

Dans le cadre de sa formation continue, un chirurgien-dentiste doit apprendre à réussir ses négociations et maîtriser les tactiques de négociations importantes avec son personnel, son collaborateur, son associé.

Devenir un bon dentiste-tuteur pour mieux transmettre les compétences techniques à sa future recrue ou les compétences managériales à son futur associé/ repreneur est incontournable dans la gestion de la carrière de tout chirurgien-dentiste.

Il est nécessaire de se familiariser avec les principes de bonne gestion d’un cabinet dentaire : on ne doit pas faire d’économie de moyens humains, par exemple. Il convient également de disposer d’une autonomie intellectuelle et décisionnelle sans faille (par exemple, le comptable n’est pas le gérant du cabinet et les décisions stratégiques ne doivent donc jamais être prises en fonction d’indicateurs purement comptables).

Afin de mieux communiquer au travail pour améliorer ses relations avec son entourage professionnel et les harmoniser (assistante, chef du labo, fournisseurs, représentants, correspondants de santé, confrères), il est souhaitable de maîtriser la rhétorique (Sciences du langage) pour perfectionner sa communication et mieux convaincre (voir les solutions de coaching et de développement personnel de Rodolphe Cochet).

Afin de mieux gérer son temps et d’optimiser la valeur ajoutée de son travail clinique, il convient de réfléchir de manière pragmatique à la construction d’un agenda dentaire privilégiant le regroupement des actes, la préprogrammation des natures d’actes et des créneaux d’urgence, la réalisation des cycles de stérilisation ainsi que le paramétrage de ces règles sur le logiciel de gestion dentaire du cabinet.

Avant d’envisager une formation ou un coaching en management odontologique pour optimiser ses compétences en gouvernance de cabinet et d’équipe (leadership), il est impératif de prendre soin d’évaluer de manière scientifique son niveau de compétences en gestion de cabinet dentaire (voir les solutions d’évaluation de Rodolphe Cochet Conseil) afin de savoir s’il faut s’orienter vers une formation théorique sous forme de séminaires ou bien un coaching de cabinet et d’équipe (solution pratique orientée terrain).

Le nouveau modèle de gestion humaine d’un cabinet dentaire moderne et contemporain est un modèle tripartite (une assistante dentaire 100% fauteuil, une vraie secrétaire de direction/Office Manager, un praticien). L’exercice en cabinet de groupe n’est qu’une tendance constatée par certains instituts de sondage et rapports de la profession, pas un impératif organisationnel.

Pour construire une équipe fiable, il faut apprendre à recruter, fidéliser, motiver, responsabiliser, sanctionner ou gratifier son assistante et devenir un dentiste Directeur des Ressources Humaines (DRH) performant.

Créer et éditer une charte de poste dentaire pour toute nouvelle recrue est un impératif managérial majeur.

Les praticiens doivent apprendre à ne plus utiliser de méthodes de recherche et de recrutement rétrogrades et inefficaces en publiant leurs offres d’emploi sur des sites de petites annonces. Il convient de rédiger et publier une offre d’emploi attractive et argumentée en profitant des nouvelles techniques des jobboards dentaires tels que Dentalemploi.com (leader des logiciels hébergés de recrutement dentaire en Europe) ou bien Keljob et Monster (sites généralistes).Négocier le salaire de sa nouvelle assistante en entretien d’embauche implique d’adopter des techniques de négociation dignes d’un chasseur de têtes.

Avant d’entreprendre de déléguer des tâches de travail à son assistante ou à sa secrétaire, il convient de les définir, les décliner (responsabilités principales et secondaires), les assigner (à un responsable ou co-responsable) et les contrôler grâce au guide de la charte de poste au cabinet dentaire.

L’instauration et la mise en place de réunions de développement organisationnel au cabinet dentaire sont la meilleure manière d’augmenter sa productivité et sa rentabilité de manière concertée avec son équipe (Voir les solutions de coaching de Rodolphe Cochet Conseil). Conduire une réunion d’équipe ou un comité de direction (cabinet de groupe) pour garder la face en tant que Leader est une compétente tactique et stratégique indissociable du métier de chirurgien-dentiste.

La mise en place des entretiens annuels d’évaluation du personnel dentaire est un impératif managérial majeur dans les cabinets individuels comme dans les cabinets de groupe. Il faut conduire ces entretiens annuels d’appréciation avec méthode et rigueur pour faire progresser ses collaborateurs et changer si nécessaire leurs habitudes de travail, bâtir la cohésion de l’équipe dentaire pour avancer ensemble dans les intérêts généraux du cabinet.

Chaque praticien doit prendre conscience des critères de sélection et d’appréciation de ses patients  (voir l’article de Rodolphe Cochet : comment le patient choisit son dentiste).

La gestion des urgences (les vraies et les fausses) est un vrai casse-tête au cabinet dentaire pour les assistantes : il faut donc les évaluer, les qualifier et les juguler grâce à un script d’évaluation des urgences dentaires.

La démarche globale en dentisterie doit être enseignée à tout chirurgien-dentiste et adoptée pleinement du diagnostic jusqu’à la réalisation des soins (Voir les solutions de coaching de Rodolphe Cochet Conseil) : le rendez-vous de bilan doit être mené avec professionnalisme et méthode, le questionnaire médico-dentaire doit à ce titre devenir un véritable outil de communication et de partenariat entre le dentiste et son patient.

Afin de remédier aux questions d’argent, il convient de mettre en place au sein du cabinet une véritable alliance thérapeutique avec ses patients (protocoles, assistance administrative, explications techniques et didactiques…).

La formation continue des praticiens et du personnel dentaire dans les toutes les disciplines transversales que représentent la gestion, la communication, l’organisation, le management est essentielle afin de continuer de garantir aux patients une qualité de soins et de services optimale.

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