Les sempiternelles questions de la déduction des frais de Repas et de Linge professionnel

Bonjour à tous,

Cet article fait suite à une demande concernant les possibilités de déduction des frais de repas et de linge en comptabilité. J’ai demandé à mon comptable son avis. Voilà la réponse de M Ledoux comptable chez KPMG ;

Pourriez-vous expliquer le calcul des forfaits repas et linge pour un BNC ?

« Pour les frais de blanchissage, ils sont admis en déduction pour les vêtements professionnels. Si les travaux de blanchissage sont effectués au domicile, il est admis que les dépenses de l’espèce puissent être évaluées par référence au tarif moyen pratiqué par les blanchisseurs, à condition qu’il soit conservé une trace (par une mention mensuelle sur le livre journal) des calculs effectués. Par exemple : mois de mars, 10 blouses à 4 € = 40 €. L’administration fiscale peut remettre en cause la déduction effectuée s’il apparaît, au vue des circonstances de fait, que son montant est surévalué. Plus généralement, les dépenses vestimentaires, de coiffure, d’esthétique et de blanchissage engagées par un contribuable et excédant celles qui correspondent normalement au niveau de ses revenus, ne peuvent avoir le caractère de frais professionnels déductibles si le professionnel n’apporte aucun élément justifiant que de telles dépenses ont été engagées pour l’exercice de sa profession (jurisprudence 04/08/2006).

Pour les frais de repas, les frais correspondant à des repas d’affaires ou à des repas pris dans le cadre de voyages professionnels (formations, séminaires…) ont le caractère de dépenses déductibles. La déduction de ces frais est donc admise dès lors qu’ils sont exposés dans l’intérêt de l’exploitation, qu’ils sont dûment justifiés et qu’ils sont dans un rapport normal avec l’activité de l’exploitant.

Pour les frais de repas liés à l’éloignement du domicile, l’administration fiscale admet sous certaines conditions la déduction des seuls frais supplémentaires de repas exposés régulièrement par les professionnels sur le lieu d’exercice de leur activité. En effet, les frais doivent être nécessaires pour l’exercice normal de la profession, et non de simples convenances personnelles. Cette condition est réputée remplie lorsque la distance entre les lieux d’exercice et le domicile du professionnel fait obstacle à ce que le repas soit pris à domicile. En revanche, un professionnel résidant à proximité de son cabinet ne se trouve pas dans l’impossibilité de prendre ses repas à son domicile et ne peut justifier la déduction des frais supplémentaires de repas en faisant valoir devant le juge, l’intérêt pour son activité de déjeuner avec ses associés à l’extérieur.

Seuls sont donc déductibles les frais supplémentaires de repas exposés qui correspondent à une charge effective et justifiée. Le professionnel concerné devra donc être en mesure de produire toutes pièces justificatives permettant d’attester de la nature et du montant de ces dépenses.

En conclusion, aucune déduction forfaitaire de frais de repas n’est admise. »

Pourriez-vous expliquer dans quel cas il est possible de passer en professionnel la totalité d’un repas ? 

« Pour que nous puissions comptabiliser en charges un repas professionnel, il faut que les personnes invitées soient annotées sur le reçu du restaurant, ainsi que le contexte du repas. En cas de contrôle par l’administration fiscale, si un repas a été passé en charges alors qu’il n’y a pas de justificatif, il peut être considéré comme repas personnel. »

Repas avec un confrère? Repas seul lors d’un déplacement professionnel pour une formation ?

« Les repas pendant une formation, les repas avec salariés, confrères, sont bien évidemment autorisés, mais doivent être justifiés et annotés sur le reçu du restaurant »