The Dental Business. A blueprint for success, 2016 Mary Fisher-Day

Mary Fisher-Day, The Dental Business. A blueprint for success, 2016

Commencer : Comment, quand et où ?

Les choses à faire et à ne pas faire quand on lance son cabinet

N’achetez pas votre maison avant d’acheter votre cabinet. Votre premier emprunt pourrait vous gêner pour en prendre un second et il est beaucoup plus facile de trouver une maison près de votre cabinet que l’inverse. Tâchez d’avoir le moins de dettes possible avant de faire une demande de prêt.

Si vous travaillez comme dentiste avant l’achat du cabinet, gardez le plus de documents possible sur cette période, et notamment vos rapports de production (le nombre de patients que vous voyiez par jour ou le nombre de procédures réalisées), ces informations peuvent vous être demandées au moment où vous souscrivez un crédit pour l’achat.

Créer sa marque

Réfléchissez avant de nommer votre cabinet, votre nom doit durer le plus longtemps possible. Faites les démarches pour déposer le nom avant toute dépense (plaque, publicité, etc.). Parlez à un avocat de la structure légale du cabinet pour vous protégez et savoir quelle est la meilleure solution pour vous.

Pour votre identité visuelle, choisissez des couleurs et des éléments qui vont durer. Repeindre ou refaire une décoration coûte de l’argent. Vérifiez la loi locale avant d’installer des panneaux pour indiquer le lieu du cabinet. Achetez rapidement les noms de domaines que vous voulez utiliser pour votre site et engagez un webdesigner pour créer ce site le plus rapidement possible.

Identification légale

Déclarez l’existence de votre cabinet et demandez vos numéros d’identification (NPI aux USA, RPPS en France). Renseignez-vous en ligne pour savoir comment faire ces démarches.

Comprendre les partenariats avec les assurances et mutuelles

Les partenariats avec les assurances santé et mutuelles deviennent de plus en plus un incontournables. Choisissez bien les plans de partenariats auxquels vous souscrivez. Aux États-Unis, les taux de remboursements peuvent parfois être négociés selon les États. Dans tous les cas, gardez en tête que si ces plans vont vous ramener des patients, ils vont aussi générer beaucoup de documents administratifs à remplir et que vous risquez d’avoir besoin d’engager une personne pour les gérer. Pour choisir votre plan, interrogez vos patients pour vous faire une idée des assurances et mutuelles qui peuvent vous intéresser. Regardez aussi les mutuelles proposées par les plus gros employeurs locaux si vous le pouvez.

Construire un réseau professionnel

Vous aurez besoin de vous entourer d’un réseau de partenaires en qui vous aurez confiance. Essayez dans la mesure du possible de prendre des professionnels spécialisés dans les cabinets dentaires (notamment pour la comptabilité). Construisez des relations de long terme et de confiance avec votre avocat, les laboratoires avec lesquels vous allez travailler, mais aussi le vendeur de fournitures et d’équipement dentaires. Si vous avez des doutes, demandez à des collègues déjà installés avec qui ils travaillent. Il est aussi recommandé de trouver un conseiller bancaire et un assureur en qui vous avez confiance et de soigner ces relations pour pouvoir gérer les coups durs avec le moins de stress possible. Enfin, essayez de vous trouver un mentor, un dentiste plus âgé et déjà installé qui pourra vous conseiller. Soyez toujours conscient qu’il vous rend service et remerciez-le. Enfin, prenez contact avec des spécialistes de la vente de cabinet le plus tôt possible pour savoir à qui vous adresser en cas d’urgence.

Marketing

Faire connaître votre cabinet passe par plusieurs voies. Demandez-vous d’abord ce que vous pouvez faire en interne. La première chose est de ne pas négliger le pouvoir de recommandation de vos patients actuels. Demandez-leur explicitement de vous recommander à leurs proches. Appelez-les après une intervention lourde pour prendre des nouvelles, ne les faites pas attendre ou excusez-vous le plus rapidement possible, ne parlez pas avec vos employés ou associés en les ignorant, et surtout mettez-vous à leur niveau quand vous leur parlez. Ne restez pas debout au-dessus d’eux. Si vous êtes irréprochable et que votre cabinet est chaleureux, ils vous recommanderont.

Vous pouvez ensuite vous tourner vers le marketing externe, à savoir la publicité. Beaucoup de solutions sont disponibles : les courriers postaux, les affiches, la radio et la télévision (ces deux dernières sont plus chères), les newsletters et blogs pour annoncer vos offres et nouveautés, les journaux locaux et les équipes de sport locales qui peuvent être de très bons outils de communication. Le point central de votre plan marketing doit toutefois rester votre site Internet. Il doit être facile à utiliser, donner immédiatement vos informations de contact, présenter votre équipe en montrant des photographies de chacun, expliciter les services offerts et donner des témoignages de patients extraits de Google ou Yelp. La possibilité de pré-remplir en ligne les formulaires pour s’inscrire est fortement appréciée.

Ne négligez pas les réseaux sociaux, surtout Facebook. Créer un compte et y poster des nouveautés toutes les semaines permet de garder contact avec ses patients. Vous pouvez aussi considérer Tweeter et Instagram. Si vous n’avez pas l’âme d’un community manager, sachez que des entreprises peuvent vous assister pour la gestion des réseaux sociaux.

Les frais du cabinet

Maîtrisez vos frais généraux : ils ont une grosse influence sur la réussite économique d’un cabinet. Pour un cabinet généraliste, ils doivent représenter 50 à 60 % des recettes. Surveillez les comptes de résultat régulièrement et apprenez à utiliser votre logiciel de gestion des comptes pour ne pas dépasser ce taux.

On considère qu’en moyenne un cabinet doit dépenser environ 24 à 26 % pour les salaires des employés, 7 à 10 % en frais de laboratoires, 7 à 9 % pour les fournitures diverses, 4 à 5 % pour le loyer, et moins de 10 % pour les réparations et maintenances diverses.

Les informations à surveiller pour une bonne gestion

Le propriétaire de cabinet doit surveiller un certain nombre de chiffres et de documents très régulièrement pour s’assurer d’être sur la bonne voie. Vous devez pouvoir consulter à tout moment :

– Le montant des dépôts par jour ;

– un rapport quotidien, mensuel et annuel qui doit contenir la production par médecin, par type d’intervention ;

– les recettes ;

– le compte de résultat ;

– les paiements de particuliers en attente (les paiements en retard de plus de 90 jours ne doivent pas représenter plus de 12 % de vos paiements en attente) ;

– la liste des patients qui n’ont pas pris de rendez-vous depuis 7 mois et à recontacter ;

– les rapports de paiements d’assurances et mutuelles (à surveiller une fois par semaine);

– la liste des paiements concernés par des promotions et réductions ;

– la liste des nouveaux patients (à faire une fois par mois) ;

– un rapport concernant vos patients contenant leur nombre, le nombre de patients actifs, les interventions prévues, des données démographiques et les informations concernant leurs assurances et mutuelles ;

– et un rapport des traitements en cours et en attente.

N’oubliez pas que votre équipe n’est pas aussi investie que vous dans les résultats de votre cabinet, et que c’est à vous de surveiller ce qui s’y passe. Regardez quotidiennement les rapports pour vous tenir au courant et faites un point une fois par mois avec l’équipe administrative et une fois par an avec le reste de l’équipe.

Être un bon chef d’équipe

Diriger une équipe implique donner le bon exemple. Montrez à l’équipe que vous êtes impliqués, arrivez à l’heure, ayez des comportements corrects et professionnels avec vos employés (les relations sentimentales entre un propriétaire de cabinet et un ou une employé  sont généralement néfastes pour les deux parties) et apprenez à garder votre calme. Ne formulez jamais de remontrances à vos employés en face des patients ou devant d’autres membres de l’équipe. Ces derniers pourraient vous en vouloir et vous risquez de perdre leur respect.

Si vous ne vous sentez pas le courage de vous investir suffisamment, ne vous mettez pas dans la situation de gérer un cabinet, vendez et cherchez un poste d’associé ailleurs.

Ressources humaines et Management

Il est probable que vous ayez rapidement besoin de salariés pour gérer les différentes tâches à réaliser dans le cabinet. Voici quelques éléments pour vous aider à comprendre les postes à créer et les profils à rechercher.

Employé administratif : Le cabinet doit comporter au moins deux employés capables de remplir les tâches administratives pour que vous ne soyez pas perdu quand l’un des deux est absent. Les compétences de base à rechercher chez un employé administratif sont : assurer l’accueil physique et les appels téléphoniques ; prendre les rendez-vous efficacement et les attribuer au bon praticien selon le type de consultation ; répondre aux questions basiques des patients concernant votre politique d’assurances et mutuelles ; utiliser le logiciel de gestion de cabinet ; y entrer les nouveaux patients ou les modifications ; et enfin guider les patients pour le remplissage de formulaires.

Responsable administratif : ce poste sera à créer si votre cabinet emploie plus de 6 employés. Le responsable administratif s’occupe des questions financières, des factures, des ressources humaines (recrutement, paiement, gestion des congés et des jours travaillés, sanctions disciplinaires et formation), de la communication du cabinet et gère les besoins quotidiens du cabinet en l’absence du propriétaire.

Assistant dentaire : tous les cabinets généralistes doivent avoir au moins un assistant dentaire. La fiche de poste pourra évoluer selon les besoins et les compétences de la personne recrutée, mais ses missions de base sont le suivi des plannings et de l’historique des patients ; la prise en charge de la partie pédagogique auprès des patients ; l’évaluation de la gravité de certaines conditions dentaires, la prise de clichés photographiques ou de radiographies ; l’installation et l’approvisionnement de la salle d’examen ; la stérilisation des instruments ; et le remplissage des fichiers patients. Selon la législation en vigueur localement, les assistants peuvent être autorisés à pratiquer certaines procédures dentaires comme les consultations de contrôle et les nettoyages. Renseignez-vous et engagez les assistants les plus compétents possible pour étendre leurs champs de responsabilité.

Dans le cas où votre assistant principal réaliserait des procédures dentaires sans être supervisé par un dentiste, il peut être intéressant d’engager un deuxième assistant qu’on appellera l’assistant clinique. Celui-ci prendra en charge toutes les tâches relationnelles et administratives pour laisser le premier assistant se concentrer sur les contrôles et nettoyages. Il s’occupera notamment de suivre les plannings, de s’assurer du bon déroulement des opérations dans les différentes salles d’examens, de la propreté des locaux (salles d’examen, mais aussi toilettes) et des instruments, des fournitures dentaires, de l’accompagnement des patients d’une zone du cabinet à une autre et de leur préparation pour les interventions.

Les plus gros cabinets ont aussi des assistants dédiés uniquement à la gestion des différents clichés et radiographies, aux envois aux laboratoires et à l’entretien des appareils d’examen.

Déterminer le nombre d’employés dont vous avez besoin

Un employé administratif peut gérer un bénéfice de 600 000 $ à l’année. Il vous faut un deuxième employé administratif dès lors que vos bénéfices dépassent ce chiffre. En ce qui concerne les assistants dentaires, considérez que vous aurez besoin d’une journée de travail d’un assistant pour 225 patients actifs. À partir de 1 200 patients actifs, vous avez donc besoin d’un assistant à temps plein. Il faut bien sûr prendre en compte le ressenti de vos employés et écouter leurs commentaires sur leur charge de travail afin de conserver un standard de qualité.

Recruter des employés

Avant de faire passer des entretiens pour recruter un employé, pensez à rédiger à l’avance un questionnaire et essayez de poser les mêmes questions à tous les candidats afin de vous permettre de les comparer sur la même base. Certaines questions sont incontournables. Demandez évidemment aux candidats de se présenter, de décrire leurs qualités et défauts. Interrogez-les sur leur façon de gérer les conflits au travail, sur leurs motivations et ce qu’ils attendent de leur travail, sur leurs attentes en manière de management, de formation et sur les compétences qu’ils souhaiteraient acquérir. N’oubliez pas de demander leur disponibilité et leurs attentes salariales.

Une fois votre candidat retenu, créez un dossier pour votre nouvel employé dans lequel vous rassemblerez tous les documents concernant son embauche et son travail dans le cabinet. Faites remplir à vos nouveaux employés des fichiers de renseignements pour avoir toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin, notamment leur adresse, leur numéro de sécurité sociale, leurs contacts d’urgence, les copies de leurs diplômes ou certifications, leurs vaccinations, etc. N’oubliez pas non plus de leur demander toutes les informations nécessaires à leur inscription à votre mutuelle d’entreprise si vous en fournissez une et de leur faire signer le règlement intérieur.

En échange, donnez-leur tous les éléments et informations nécessaires pour leur travail au cabinet : leurs horaires, les clés du cabinet, les instructions pour ouvrir le matin et fermer le soir s’ils sont seuls, le règlement intérieur, les règles de sécurité et votre politique de secret médical.

Faites un point avec votre nouvel employé 3 mois après sa prise de poste afin de déterminer s’il s’est bien adapté au cabinet et si vous pouvez améliorer ses performances. Ce type de bilan est à faire au moins une fois par an avec tous vos employés. Gardez systématiquement une copie de votre rapport d’entretien dans le dossier de l’employé pour pouvoir avoir un suivi, et joignez-y les éventuels rapports d’incidents ou notes à propos de sanctions disciplinaires.

Déterminer les salaires et augmentations

Pour fixer les salaires de vos employés, commencez par regarder sur Internet les salaires moyens de votre région (des sites spécialisés existent pour trouver ce type d’informations). Si vous ne voulez pas passer par ces services, discutez avec des collègues déjà installés lors d’un colloque ou d’une formation.

En plus du salaire, vos salariés s’attendront à un certain nombre d’avantages, comme une mutuelle d’entreprise, des tickets restaurants, un nombre de jours de congés qui dépasse le seuil légal ou une complémentaire retraite. Avant de les fixer, regardez d’abord ce que le cabinet peut se permettre, puis ce qui se fait ailleurs.

Les augmentations de salaire supérieures au simple alignement sur le coût de la vie ne doivent pas dépendre du temps que la personne a passé à travailler pour vous, mais de son mérite. Inscrivez ce point dans le règlement intérieur afin qu’il soit connu de tous vos salariés. Avant d’accepter une augmentation, demandez-vous si l’employé a contribué au succès du cabinet comme vous l’attendiez, s’il est devenu meilleur dans son travail, s’il a pris des initiatives et s’il a pris en compte les remarques faites lors des bilans annuels. Notez tous les éléments concernant ces demandes et vos décisions motivées dans le dossier de votre employé.

Sanctions disciplinaires

Au cours du temps, il se peut que des problèmes apparaissent avec vos employés. La meilleure chose à faire est d’établir un protocole clair avant que ces problèmes n’arrivent et de l’inscrire dans le règlement intérieur pour que vos employés en aient connaissance. Par ailleurs, chaque étape du protocole de sanction doit être mentionnée dans votre dossier employé afin de pouvoir apporter des éléments en cas de conflit. La première étape en cas de performance décevante ou de problème d’attitude est toujours d’en parler avec l’employé. Il se peut qu’il n’ait pas conscience du problème et qu’une simple discussion le fasse changer d’attitude. N’oubliez pas pour autant de mentionner la discussion dans son dossier. L’étape suivante est la réprimande écrite, qui doit décrire précisément ce que vous reprochez à votre employé, rappeler vos exigences et expliciter clairement les conséquences si l’employé ne change pas son attitude. Gardez là aussi une copie. Si la situation ne s’améliore pas, passez à l’avertissement final par écrit. Précisez bien qu’il s’agit du dernier avertissement avant que vous ne mettiez fin au contrat. Joignez à l’avertissement que vous donnez à l’employé les copies des avertissements précédents. Prenez bien garde d’expliquer là aussi ce que vous lui reprochez, et gardez toujours une copie dans votre dossier. Si la situation ne s’améliore toujours pas, commencez les démarches pour mettre fin à son contrat.

Procédures et politiques du cabinet 

Téléphone

Il faut toujours répondre aux appels téléphoniques avant la troisième sonnerie, et évidemment, y répondre cordialement. Les petits cabinets peuvent utiliser un répondeur pour les pauses déjeuner, mais les cabinets plus importants doivent organiser un roulement pour que quelqu’un réponde toute la journée. Les patients ne doivent pas être mis en attente ou patienter en ligne et il faut que la personne qui répond leur consacre toute son attention.

Planning

Si vous avez des difficultés à organiser votre planning et ne savez plus comment insérer de nouveaux rendez-vous, considérez qu’il faut un jour de travail de dentiste pour 300 patients actifs. Au-delà des 1 500 patients actifs, vous aurez donc besoin d’engager un dentiste associé.

Mettez en place des codes de procédure à utiliser pour remplir les plannings. Une fois traités par votre logiciel de gestion de cabinet, ils vous permettront de calculer la production par procédure, ce qui est toujours un indicateur intéressant.

Enfin, prenez en compte vos objectifs quotidiens de production lors des prises de rendez-vous. Calculez précisément le temps pris par procédure et tentez de remplir votre agenda efficacement et de rentabiliser au maximum le temps des dentistes.

Remboursements

Remplissez les demandes de remboursements auprès des mutuelles 2 fois par jour ou immédiatement après le passage du patient pour accélérer les processus et être payé le plus rapidement possible. Utilisez Internet lorsque c’est possible pour réduire les délais et n’oubliez pas de joindre tous les documents nécessaires.

Standards de soin

Fixez des règles et des procédures précises pour chaque condition et tenez-vous-y pour que votre équipe ne soit pas perdue et puisse prendre des initiatives. Vous devez être constant dans tous les domaines. Si vous proposez des solutions différentes à différents patients pour le même problème, vous risquez de rendre les choses moins claires. Proposez les mêmes solutions à tous vos patients en leur laissant la possibilité de refuser vos propositions et documentez à la fois vos propositions et leurs refus dans votre dossier patient pour que les échanges soient clairs pour tout le monde.

Politiques financières 

Vos politiques de paiements devraient être données à tous les nouveaux patients par écrit.

Annulation de rendez-vous

Assurez-vous de faire signer à vos patients une version écrite de votre politique d’annulation de rendez-vous. Vous pouvez par exemple décider qu’après un certain nombre d’annulations ou d’absences, vous ne prendrez plus de rendez-vous à l’avance pour un patient et l’appellerez quand vous aurez une place dans votre planning.

À propos de votre équipe

Formations

Ne négligez pas la formation de votre équipe, des salariés mal formés vous coûteront cher sur le long terme. Le personnel administratif doit être formé à l’utilisation des logiciels de gestion et suivre les évolutions légales sur la tarification ou la couverture des traitements. Le personnel médical, quant à lui, doit mettre régulièrement à jour ses compétences pour assimiler les nouvelles techniques de soin. N’oubliez pas que la formation, si elle est une garantie pour la qualité des soins dans votre cabinet, a aussi l’avantage de valoriser le personnel et d’assurer sa satisfaction.

Pour aider vos nouveaux employés, n’hésitez pas à créer un manuel de fonctionnement du cabinet. Prenez des photos de la salle d’examen une fois nettoyée et installée pour montrer l’objectif à atteindre, ou de tous les instruments à stériliser. Créez ce type de manuel pour les différents postes du cabinet et laissez-le à disposition de tous les employés pour faciliter la passation.

Communication interne

Faites un point avec l’équipe tous les matins 10 à 15 minutes pour passer en revue les défis ou problèmes que pourrait générer la journée et les gérer à l’avance. N’utilisez pas ces 15 minutes pour parler des problèmes de fond du cabinet, mais revoyez le planning de chacun, discutez des traitements que vous allez proposer et rappelez les objectifs quotidiens.

Faites régulièrement des réunions d’équipe pour parler plus en profondeur des objectifs et garder votre équipe motivée. Si vous avez moins de 5 employés, vous pouvez faire ce type de réunion une fois tous les deux mois. Si votre cabinet est plus grand, faites-en une par mois. Vous pouvez éventuellement organiser ces réunions pendant l’heure de déjeuner, à condition de fournir la nourriture en échange. Assurez-vous que le cabinet est bien fermé et que vous ne serez pas dérangé.

Bonus et primes

N’hésitez pas à fixer des primes liées au chiffre d’affaires du cabinet pour motiver votre équipe. Partagez 20 % de tout revenu au-dessus de votre objectif entre tous les membres de l’équipe, en fonction du nombre de jours travaillés par chacun. Les 80 % restants peuvent être investis dans le cabinet ou vous revenir. Distribuez cette prime chaque mois pour que l’équipe garde bien cet objectif en tête et qu’elle ne le perçoive pas comme quelque chose de lointain.

Les objectifs des praticiens doivent être fixés en fonction de la production. Les assistants dentaires en charge des nettoyages et contrôles devraient produire environ 3 fois leurs salaires par mois. Utilisez leur production actuelle et ce chiffre indicatif pour fixer des objectifs atteignables. Les objectifs des autres assistants doivent être fixés en fonction de vos tarifs et du nombre d’heures travaillées.

Pour fixer les objectifs de votre équipe administrative, déterminez le coût mensuel de votre cabinet en divisant toutes vos dépenses de l’année précédente par 12 mois, ce qui vous donnera un bon objectif de départ. Il est important que les objectifs restent atteignables et qu’ils restent constants au moins 3 mois d’affilée pour ne pas décourager votre équipe, et si vous souhaitez les augmenter, faites-le de façon raisonnable et en discutant au préalable avec vos salariés.

L’expérience du patient

Si vous voulez augmenter la fréquentation du cabinet, il vous faudra séduire vos patients et leur proposer une expérience impeccable. La meilleure solution pour les satisfaire et de se mettre à leur place et de travailler sur tous les éléments qui pourraient leur déplaire. Imaginez ce que le patient perçoit en entrant dans le cabinet et mettez vous en situation en faisant son parcours. Demandez-vous si le décor est accueillant, si le cabinet dégage une impression de propreté et de neuf. Demandez l’avis de votre équipe et prenez en compte les suggestions qu’ils peuvent faire.

Nouveaux patients

Vous n’avez qu’une seule chance de faire une bonne première impression. Au téléphone ou en direct, saluez le patient, écoutez-le, encouragez-le à poser des questions et remerciez-le à la fin de l’interaction. Soyez toujours cordial et souriant. Vous pouvez aller jusqu’à écrire un mot de remerciement aux patients après leurs visites pour leur signaler votre gratitude.

Il est important de rester en contact avec vos patients par téléphone, courrier ou mail. Vous pouvez utiliser un logiciel ou un add on à votre logiciel de gestion de cabinet pour envoyer des SMS ou des mails de rappel de rendez-vous ou pour recontacter les patients qui ont des rendez-vous à prendre, envoyer des vœux ou des offres promotionnelles.

Règlement des consultations

Ne mélangez pas les rôles à l’intérieur du cabinet. Les questions financières ne doivent pas être évoquées avec le dentiste, mais avec le personnel administratif.

Si vous voulez instaurer des modalités de paiement gérées en interne, vous devrez vous préparer à une charge administrative lourde. Si vous ne souhaitez pas prendre en charge ce travail, des organismes extérieurs peuvent vous fournir ce type d’offres. Si vous en avez l’occasion, demandez à vos collègues avec quels organismes ils travaillent. Aux États-Unis, il est aussi possible de mettre en place des programmes de fidélité et des réductions pour les patients qui paient une carte de membre du cabinet, mais renseignez-vous au préalable sur la législation en vigueur dans votre État.

Tarification

Pour fixer votre tarification, regardez ce qui se pratique dans votre région. Vous pouvez trouver ces informations dans certains magazines professionnels, sur des sites spécialisés ou en demandant à votre vendeur de fournitures dentaires s’il a connaissance des tarifs de vos concurrents. N’oubliez pas de revoir vos tarifs chaque année pour les adapter aux évolutions du coût de la vie.

Gestion des risques

Respect des normes 

Tous les cabinets doivent avoir une personne en charge du respect des normes qui s’assure que les formations, équipements et formulaires soient à jour et respectent les exigences légales. Conservez les preuves et les dates des formations suivies par les membres de l’équipe. Mettez en place un protocole à suivre en cas d’incendie et affichez le plan qui s’y réfère dans vos locaux. Mettez aussi en place un protocole en cas d’incident (patient violent, problème médical, etc.). Stockez physiquement et numériquement tous les éléments de vos protocoles afin de pouvoir les trouver rapidement lorsqu’un problème se pose.

Gardez les manuels de votre équipement et particulièrement les manuels concernant les appareils de radiographie. Vos consignes de sécurité concernant ces appareils doivent être claires et vous devez les mettre à disposition de vos employés. Pour vous protéger, rédigez-les et faites signer ce document à tous les employés qui pratiquent des radiographies.

Les causes de poursuites les plus courantes 

L’absence de détection des cancers de la bouche ou d’autres pathologies graves font partie des premières causes de poursuite de cabinets dentaires. Pour vous en prémunir, n’hésitez pas à discuter avec vos patients lorsque vous réalisez des radiographies pour les détecter. Documentez tous les examens réalisés et gardez tous ces éléments dans les dossiers des patients. Si vos patients refusent un traitement ou un examen, discutez avec eux pour bien leur expliquer les implications de ce refus et faites leur signer un formulaire.

Si vous voulez arrêter de traiter un patient, renseignez-vous pour connaître la démarche légale à suivre et documentez la raison de votre refus de le traiter.

N’acceptez pas de réaliser des interventions qui reviennent à un spécialiste si vous n’êtes pas formé pour et ne savez pas parfaitement les réaliser.

Enfin, rappelez-vous que la communication avec vos patients et la documentation de tout ce que vous réalisez ont une importance clé pour prendre le moins de risque possible.

Détecter le détournement de fonds

Dans la plupart des cas, les détournements de fonds sont le fait d’employés de longue date en qui le dentiste avait confiance. Si la personne qui s’occupe de vos finances renâcle à former un autre employé, est très présente au cabinet, ne prend des congés que vous êtes absents, demande à l’équipe de ne pas toucher aux comptes et à un niveau de vie supérieur à ce qu’on pourrait atteindre, il faut surveiller vos comptes très attentivement, en cherchant notamment des paiements inexpliqués ou qui apparaissent en double. De façon générale, demandez régulièrement à suivre les comptes, mais faites attention au fait que vos contrôles ne deviennent pas prévisibles. Enfin, n’hésitez pas à faire vérifier vos comptes par un tiers.

Engager un associé

Si vous voyez plus de 30 nouveaux patients par mois et que vous vous sentez débordé, il est peut-être temps d’engager un autre dentiste. Prenez en compte le maximum d’éléments : l’existence d’une salle d’examen suffisamment spacieuse ; la possibilité pour le cabinet de sortir un salaire supplémentaire sans augmentation de la production pour les premiers mois ; et votre capacité à investir du temps et de l’énergie pour former quelqu’un et l’intégrer au cabinet. Pensez à l’avance au statut que vous souhaitez lui donner et aux salaire et bénéfices que vous pouvez lui proposer.

Préparer son départ

Commencez à envisager la vente potentielle de votre cabinet le plus rapidement possible après son achat. On ne sait jamais de quoi la vie est faite et il faut considérer que vous ou vos proches pourriez avoir besoin de vendre à tout moment. Prenez vos dispositions et communiquez-les clairement. Laissez à disposition les contacts de votre avocat, de votre compagnie d’assurance, de votre représentant en fournitures dentaires, et d’un consultant en transition. Gardez aussi à disposition la liste de vos employés et leurs contacts, les données de votre contrat d’assurance et les identifiants et mots de passe des comptes importants pour la vente du cabinet. Faites évaluer votre cabinet tous les 3 ans par une compagnie et gardez tous les documents.

Les critères qui jouent le plus sur la valeur de votre cabinet sont les revenus ; le compte de résultat ; la production ; la production par procédure et par département ; le montant de votre loyer ; l’équipement ; le nombre de jours travaillés par vos employés ; les tarifs pratiqués ; les informations sur vos salariés (nombre, paies, heures travaillées, nombre d’années au cabinet) ; votre nombre de consultations moyen par mois ; le montant de vos contrats d’assurance ; et enfin la localisation du cabinet. Il est recommandé de conserver toutes les informations concernant ces éléments à portée de main.